5W2H: crie planos de ação eficientes para sua empresa

Possivelmente você não conheça, mas a 5W2H é uma ferramenta muito útil para criação de planos de ação eficientes para sua empresa e seus projetos.

Na atual era digital, na qual as empresas são desafiadas a agir com agilidade e assertividade para resolver problemas e inovar, pensar fora da caixa é fundamental.

Assim, observa-se a importância de um planejamento estratégico e a definição de metas para o crescimento de seu negócio, para auxiliá-lo a encontrar o caminho certo para o sucesso.

Saiba mais em: Como definir metas para que meu negócio tenha sucesso!

Entretanto, mesmo com um plano estratégico em mãos, uma situação comum entre empreendedores, é a dificuldade em tirar as metas do papel. Dessa forma, as ferramentas de gestão tornam-se grandes aliadas nesse objetivo, otimizando tempo e dinheiro.

Mas o que é 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta de gestão muito utilizada na administração de empresas para determinar uma sequência de ações e responsáveis em busca de uma meta ou objetivo específico.

Assim, é realizada uma simples sequência de 7 etapas, ou perguntas, definidas por 5 perguntas W e 2 perguntas H, originalmente na língua inglesa.

As perguntas feitas no 5W2H são:

What – O que será feito? (etapas)
Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito? (tempo)
Who – Por quem será feito? (responsabilidade)
How – Como será feito? (método)
How much – Quanto custará fazer? (custo)

Onde e quando utilizar a 5W2H?

Apesar de, como dito anteriormente, a ferramenta ser muito empregada em empresas, ela pode ser utilizada em diversas situações, inclusive naquelas que não dizem respeito aos negócios.

Nas empresas, pode ser útil desde a criação de produtos até questões sustentáveis, como a redução do consumo de água ou energia, por exemplo.

Enquanto em outros âmbitos, pode ser usado para a realização de projetos pessoais, como uma viagem dos sonhos. Afinal, ajuda a aprimorar o planejamento de qualquer atividade assim como a resolução de problemas.

É uma ferramenta que traz muita autonomia, pois você pode utilizá-la da forma que quiser. Ela pode ser aplicada tanto de modo manual quanto com o auxílio da tecnologia. Assim como as perguntas podem ser respondidas em formato de tópicos ou organizadas em uma tabela, como a famosa matriz 5W2H, que apresentaremos logo abaixo.

Como responder cada uma das perguntas corretamente?

Inicialmente, antes de utilizar o 5W2H em sua empresa, é ideal que se identifique um problema ou projeto que deseja alcançar.

A partir deste problema, enfim entenda como cada uma dessas letras podem ajudar você a solucioná-lo se respondidas da forma ideal

1. What

A primeira pergunta – e aquela que irá nortear todo o seu planejamento, – é: o que será feito?

A partir dela, você irá identificar e detalhar o problema ou projeto em detalhes e o que deve ser feito para resolvê-lo. Portanto, a resposta é o objetivo que se almeja.

2. Why

Por que isso será feito?

É importante declarar as razões que justificam a meta escolhida e as atividades que posteriormente serão feitas para que a mesma seja alcançada.

3. Where

Onde será feito? Isto é, onde se encontra o problema que será resolvido?

A terceira pergunta e etapa do plano de ação 5W2H, apesar de parecer óbvia e que para muitos seria definida como a empresa toda, é necessária para detalhar onde o problema realmente se encontra, focando as atenções dos planos de ação nela.

4. When

Quando será feito? Eis a pergunta a ser feita neste momento.

É muito importante a definição da data de execução da ação, considerando que todo planejamento tem um prazo e para atingir esse prazo, as tarefas propostas devem ser realizadas a tempo.

Isto é, é interessante saber quando deve-se ocorrer e qual a duração de cada ação, podendo ser criado também, caso você prefira, um cronograma de ações para melhor organizar seus processos.

5. Who

Quem irá fazer?

Antes de responder essa pergunta, é essencial ter claro quais as pessoas associadas ao problema. Dessa forma, fica mais fácil definir quem será o responsável por te ajudar a solucioná-lo.

Pois, se escolher as pessoas erradas, todas as demais definições podem ser comprometidas, como o prazo e os custos que você deseja para cumprir seu objetivo, podendo atingir valores maiores do que o necessário e esperado.

6. How

Como será feito?

Assim como na primeira pergunta do seu plano de ação 5W2H você definiu o que será feito, chegou o momento de detalhar a forma – ou caminho –, que será seguido para atingir seu objetivo.

Portanto, este é momento para ser o mais específico possível, pensando no processo que precisa ser feito para chegar até a meta. É necessário detalhar bem nesse momento, pois não é possível colocar uma estratégia em ação sem imaginar os detalhes para cumpri-la.

Dessa forma, estabeleça um plano de ação para cada ação necessária, tornando a meta mais alcançável e clara.

7. How much

A última pergunta – mas não menos importante que as anteriores – é: quanto irá gastar?

Para responder essa pergunta, é necessário levar em consideração todas as etapas realizadas no plano de ação, considerando todos os gastos encontrados em cada uma delas.

Saiba mais sobre como organizar as finanças da sua empresa!

Considere todas as despesas possíveis: gastos com pessoas, processos, campanhas, entre outros. Somente assim será possível analisar e entender se ele se encaixa ou não à realidade financeira da sua empresa.

Entretanto, caso esse valor seja superior ao orçamento disponível, você verá a necessidade de fazer algumas modificações no seu plano de ação, como mudanças nas ações e prazos para reduzir o custo total do projeto.

O importante nessa última etapa é entender todos os seus custos para não ser surpreendido durante a execução do seu projeto.

A matriz 5W2H

Como citado anteriormente, a ferramenta tem diversas formas de ser explorada. Entretanto, a mais comum é a matriz 5W2H, exemplificada abaixo.

Nela, podemos observar que a primeira coluna é reservada para as 7 perguntas a serem feitas, enquanto as demais colunas em branco, são os espaços para os projetos ou problemas a serem resolvidos.

De forma que, para cada coluna, apenas um projeto deve ser detalhado, a fim de tornar o método eficiente como deve ser.