Quais são as principais etapas de um Mapeamento de Processos?

Nesse texto veremos as principais etapas de um Mapeamento de Processos. Contudo, o que é um processo? Um processo pode ser definido como: “sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que produzem com certa regularidade”. Por exemplo, o processo de venda em uma loja de roupas seria: atender o cliente. Ou até mesmo selecionar produtos de acordo com a necessidade do cliente. Gerar pedido de compra. Receber pagamento. Entregar as roupas. 

Um fluxograma representando de maneira imaginativa um mapeamento de processos

Desse modo, o processo tem como principal objetivo ser uma sequência de operações que te leve até o seu objetivo final. O processo pega inputs (entradas), processa essa entrada e gera um output (resultado final).

O que é um Mapeamento de Processo? 

Agora que você já entendeu o que é um processo. Vamos avançar um pouco mais na definição de Mapeamento de Processos. O exemplo de processo citado foi bem simples apenas para facilitar o entendimento. Todavia, na vida real, não é tão simples assim. Do mesmo modo, o Mapeamento de Processos vem para tangibilizar e organizar processos que são cheios de etapas, entradas e saídas. 

Da mesma forma, o Mapeamento de Processos é a identificação da sequência das atividades que compõem um processo. Nele, é possível identificar todas as etapas que compõem um processo, descrevendo o fluxo da atividade. 

Mas qual a importância do Mapeamento de Processos para o meu negócio? 

O Mapeamento é muito importante. Ele apresenta todas as atividades envolvidas. Torna fácil e visual a identificação das saídas que cada etapa gera. Permite identificar possíveis problemas no seu processo. E por fim, facilita a tomada de decisão, já que consegue-se ter uma visão macro do que está acontecendo. 

Principalmente se o seu negócio possui muitos processos e fluxo de produção extenso. Não ter clareza do passo a passo do que deve ser feito e se esse passo a passo é realmente o ideal pode gerar muito desgaste e perda de recursos. Assim, o Mapeamento além de deixar claro para o gestor o andamento da sua produção, funciona como um manual para os funcionários. 

Um dardo

Desse modo, quando um novo funcionário entrar para o seu time, não haverá necessidade de explicar do 0 quais as suas funções. Porque tudo já estará mapeado da forma mais eficiente possível. Assim, custo e tempo de treinamento serão consideravelmente reduzidos e aproveitados para otimizar os seus processos. 

Quais as principais etapas de um Mapeamento de Processos?

Nesse sentido, agora que já entendermos o quê é um processo, a importância dele para o seu negócio vamos para a execução. Por onde começar? E como saber as etapas de um Mapeamento de Processos?

Todo o passo a passo deve ser documentado de alguma forma para que não venha a ser esquecido no futuro. Essa documentação pode ser manual (caso seu processo não seja tão extenso). Porém, indica-se uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPMN) para processos mais complexos. 

Veja como a Agrella & Agostine padronizou seus processos!

Passo 1: Definição do seu objetivo

O primeiro passo para um Mapeamento eficiente é definir qual o seu objetivo com esse sequenciamento de Processos. Dessa forma, se você vai mapear a sua linha de produção tenha em mente qual a sua intenção principal. Por exemplo, “sinto que estamos desperdiçando muita matéria prima”. A partir disso, quais processos vamos mapear para comprovar ou não essa hipótese? 

A ideal de definir antes de começar o mapeamento é reduzir tempo. Ainda mais, esforço e recursos e focar naquilo que está mais crítico. Caso você tenha dificuldade em definir qual processo priorizar, a Matriz GUT pode te ajudar. 

Passo 2: Entenda o processo

O próximo passo do seu mapeamento deve ser entender o processo, por quê ele existe. Além de qual a sua importância e o seu impacto final no objetivo final. Algumas perguntas direcionadoras podem ser: 

  • Qual objetivo ele atende?
  • O que o processo realiza?
  • Qual o motivo dele existir?
  • Qual o tempo de execução?

Passo 3: Sequencie as etapas do processo

O terceiro passo é observar o seu processo. Documentar toda a sequência que acontece de forma bem detalhada. Caso queira ir além da observação em tempo real, você pode utilizar de filmagens, entrevistas com as pessoas que realizam o processo, ou até mesmo questionários. 

Depois de esboçar todo o processo observado, o ideal é documentar de forma mais visual e universal por meio da notação BPMN. Desse modo, todos que trabalham no processo ou até mesmo pessoas de outras áreas poderão entender o passo a passo de cada etapa. 

Um menino desenhando um fluxograma

Passo 4: Identificação dos Problemas

A partir do que foi observado e gerado de informações, busque encontrar gargalos (problemas) na forma que o seu processo está exposto. Em quais etapas o processo não está sendo fluido? Ou apresenta alguma dificuldade de comunicação, ou desperdício, ou demora?

Passo 5: Aplicar as melhorias a partir dos gargalos observados

Após a identificação dos problemas, é importante não parar por aí. A ideia principal do Mapeamento é conseguir aplicar as melhorias no seu processo. Não apenas deixá-las documentadas. Algumas ferramentas de melhoria de processos são: ciclo PDCA, matriz 5W2H e o diagrama de Ishikawa. 

É de fundamental importância que as pessoas envolvidas nos processos sejam consultadas sobre os problemas e melhorias encontradas. Já que elas convivem mais de perto com cada etapa, podem ter uma visão diferente e agregar nas mudanças. 

Após o Mapeamento de Processos

Para garantir que os esforços valham a pena, é importante periodicamente revisar o que foi feito. Com isso, estabelecer indicadores que possam concretizar que a melhoria implementada está dando resultado. 

Uma máquina de escrever com um papel escrito "Goals", significando que com o Mapeamento de Processos, a pessoa chegará em seu objetivo.

Caso não tenha trabalhado com indicadores ainda, essa matéria irá te guiar da melhor forma para a construção de métricas para o seu negócio: Indicadores: como acompanhar a estratégia da minha empresa. O Mapeamento de Processos, como já visto, pode ser determinante na melhora dos seus processos e alavancagem dos seus resultados. Se tiver interesse em se aprofundar no assunto e conversar com os nossos especialista, clique aqui.

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