O mapeamento de processos e sua necessidade

Organização é a chave para um negócio de sucesso!
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Dentro do mapeamento de processos há os processos em si que são as atividades realizadas com um determinado propósito. Existem inúmeros processos envolvidos em nossos cotidianos, para trazer até mesmo as coisas mais simples como beber água em uma garrafa de plástico.

Vamos pensar, a água não é simplesmente colocada em uma garrafa e servida, ou mesmo o plástico já não tem a forma de garrafa desde sua origem.

Existem diversos problemas que são originados pela desordem em algum processo. Sempre que ocorre um erro em uma indústria, o responsáveis em arrumar tem de entender como é o funcionamento daquele processo, muitas vezes sem mesmo fazer parte do mesmo.

Ao invés de arrumar erros há também a possibilidade de incrementar processos. Garantir o bom rendimento de um processo tem muito haver em diminuir seus desperdícios. Ao entender como um processo funciona é possível identificar gargalos e pontos de melhoria que são capazes de aumentar significativamente a produção.

Mas enfim, porque é importante entender que tudo é formado por processos?

Uma empresa que produz garrafas de água mineral, requer de diversos processos em funcionamento para conseguir atender a demanda e ainda garantir a qualidade do produto. Porem se esses processos não estiverem de acordo pode se prejudicar a produção e consequentemente afetar a qualidade e a quantidade produzida.

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Garantir que esses processos estejam devidamente em funcionamento não é uma tarefa fácil quando não se sabe ao certo quando uma atividade faz parte de um processo ou de outro.

Mas como assim faz parte de um processo ou de outro?

Para que as engrenagens funcionem, todas devem estar interligadas.

Como foi dito anteriormente processos são “atividades realizadas com um determinado propósito”, podendo citar o exemplo de engarrafamento da água, a água não pode ser engarrafada sem com que a água seja tratada, nem mesmo ser distribuída sem que tenha sido engarrafada.

Processos tem uma determinada ordem, e contam com atividades a serem feitas dentro dos mesmo para garantir que ele cumpra um determinado objetivo, como por exemplo engarrafar a água após seu tratamento.

Como elas conseguem garantir o bom funcionamento desses processos?

Todas as empresas de grande porte se utilizam de uma artimanha denominada Mapeamento de Processos. Tal ferramenta consegue como diz o próprio nome mapear os processos de maneira que eles fiquem visuais e intuitivos aos olhos da gerência e dos funcionários, tornando assim possível fazer alterações e ajustes quando necessário.

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O mapeamento de processos se baseia em observar as atividades que são exigidas em cada processo, entender o como elas se relacionam, e por fim tornar possível a compreensão de todos, tornando mais visual e intuitivo, assim qualquer um pode entender como o processo funciona.

Mas, quais os benefícios que o mapeamento de processos traz?

Mapear procedimentos vai ajudá-lo a ampliar a visão da sua empresa.

Com um mapeamento de processos é possível:

  • Identificar gargalos;
  • Traçar fronteiras entre os processos;
  • Mensurar a efetividade de um processo;
  • Padronizar o trabalho.

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Identificar gargalos

Com a identificação de cada processos é possível notar desperdícios. Uma vez que um processo acontece as atividades que fazem com que ele aconteça agem seguindo um determinada ordem, mas essa ordem é realmente a melhor? Ou mesmo, todas essas atividades são necessárias? Há desperdícios?

Todas essas perguntas se tornam passiveis de resposta uma vez que o mapeamento de processos torna viável a identificação de todas as atividades relacionadas. Sendo assim, qualquer um ao se deparar com o fluxograma consegue entender o funcionamento e propor melhorias.

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Traçar fronteiras entre os processos

É interessante traçar fronteiras entre os processos para justamente delimita-los. Logo, é possível identificar as atividades que fazem parte de cada processo, tornado viável realizar manobras dentro dos mesmos.

Voltando ao exemplo da empresa que produz garrafas de água mineral, não necessariamente uma atividade é necessária para realizar a outra, vamos supor que ocorra um problema na produção de garrafas, não necessariamente o tratamento de água tem de ser parado simultaneamente pois são processos diferentes.

Enfim, torna viável a gerência organizar da maneira mais efetiva e lógica os processos realizados dentro de uma empresa/indústria.

 Mensurar a efetividade de um processo

Chegamos enfim ao ponto mais interessante para muitos do mapeamento de processos, mensurar a efetividade. Como isso ocorre¿

Ao mapear um processo é possível notar o tempo necessário para se transformar uma “matéria prima” em um produto desejado, logo, é possível fazer mensurações que relacionam as atividades que ocorrem dentro de determinado processo para fazer ajustes e melhorias que garantam sua maior efetividade.

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 Padronizar o trabalho

Não há dúvidas que a padronização do trabalho é sinônimo de efetividade. O fordismo exemplifica muito bem essa teoria. Mas então como é possível padronizar o trabalho¿

Ao mapear um processo pode-se identificar quais são as atividades necessárias para que ele ocorra assim, garantir que essas atividades aconteçam de maneira padronizada quando possível. Fazendo com que assim, os processos sejam efetivos e ocorram de maneira semelhante sempre que o processo precise ocorrer.

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Enfim, existem diversas vantagens em se realizar uma mapeamento de processo que não foram citadas.

Ficou curioso entre em contato ou veja mais algumas de nossas matérias.

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