organização produtiva

Neste guia, vamos entender primeiramente o que é o mapeamento de processos. Ele é um método que facilita o entendimento do fluxo de seu negócio, apresentando cada etapa da operação do processo produtivo de determinado serviço ou produto. Dessa forma, é uma ferramenta visual que apresenta etapas como operação, movimento/transporte, ponto de decisão, inspeção, espera e armazenagem, tomada de decisão, entradas e saídas. Assim, na construção do mapa de processos, cada uma dessas etapas possui um símbolo pré-determinado, que são sequenciados de acordo com a ordem de produção em que há um detalhamento dessas ações, facilitando assim o conhecimento de seu negócio e seus estágios. Sua determinação é fundamental para melhoria de processos, pois a partir de uma descrição visual bem estruturada do fluxo de trabalho, são analisados pontos fortes da produção e melhorias que podem influenciar totalmente na produtividade e no lucro da empresa, facilitando a percepção dos pontos que necessitam aperfeiçoamento e permitindo que sejam tomados planos de ação corretivos. Bem como, geralmente as melhorias analisadas são pontos como retrabalho, operações desnecessárias, gargalos, ações que podem ser agilizadas com alguma alteração, alto custo, dentre outros. Seu objetivo é esclarecer todas as relações do processo produtivo de determinado produto ou serviço e, assim projetar a transformação das entradas na saída com um sequenciamento bem definido, apontando a mão-de-obra envolvida, os insumos e as ações realizadas. Qual sua importância? O Mapeamento de Processos é essencial para o gerenciamento e controle de seu negócio, pois apresenta o sequenciamento das ações tomadas, facilitando o conhecimento do processo como um todo, a partir da criação de um esquema. A análise do que está realmente sendo feito na empresa e suas etapas se torna muito mais prática e fácil. Ele é importante para apontar e gerar novas possíveis correções no seu negócio para atingir sua produtividade máxima. Um exemplo dessas correções que podem ser tomadas é a cronoanálise, em que um processo pode estar com tempo padrão errado, ou ao contrário, a partir deste guia mapeamento de processos vê-se a necessidade de um processo novo que facilite os outros, e assim gerar a necessidade de cronometrá-lo ou também de fazer uma nova cronometragem em um processo já existente. Em suma, suas maiores importâncias são: A padronização de atividades, para facilitar a tomada de decisões; O controle financeiro para redução de processos que causem desperdícios e consequentemente dinheiro gasto sem necessidade; Com as atividades mapeadas, as ações a serem tomadas se tornam claras e assim facilitam a comunicação para os funcionários realmente terem conhecimento do que devem fazer no tempo correto e com os materiais necessários, criando na empresa uma cultura de padronização e evitando falhas. Veja como a Agrella & Agostine padronizou seus processos! Tipos de Mapeamento de Processos Fluxograma Antes de mais nada, o tipo de mapeamento mais simples, que sintetiza um processo a partir de símbolos, demonstrando uma relação de início, meio e fim de uma produção. Por ser o primeiro, foi sendo complementado por vários outros tipos de mapeamento que serão apontados. Ele possui símbolos pré-definidos que podem ser estabelecidos diante de padrões como o da ANSI (American National Standard Institute), porém mesmo com essa padronização ainda pode haver variações. Os símbolos mais utilizados são: Pode ser dividido em: Fluxograma de Processos Simples É composto apenas por blocos, com tomadas de decisão, é a forma mais simples de sequenciar os processos. Fluxograma Funcional Separa os processos por áreas responsáveis como compras, finanças, estoque, produção e pagamento e aloca as atividades de acordo com suas correspondentes áreas. Fluxograma Vertical A princípio, ele organiza as atividades de maneira vertical com um sequenciamento direto das atividades, ligando-as a partir dos símbolos. O Fluxograma Vertical permite um maior detalhamento da atividade atual com uma descrição lateral para a etapa, facilitando visualmente a análise do guia mapeamento de processos. Mapofluxograma Bem como, é uma combinação entre o fluxograma de processos e o layout da área em que a atividade se desenvolve. Sua vantagem é a visualização do processo conjunto ao layout da área, conseguindo analisar e determinar os transportes de acordo com o espaço. BPMN (Business Process Model and Notation) A princípio, essa é a metodologia mais utilizada atualmente, é mais complexo que as outras e é indicado para descrever processos de negócio com mais etapas. Assim também, uma representação gráfica, que possui mais recursos que a notação de fluxograma, já que consegue representar melhor os processos mais difíceis. Uma das plataformas utilizadas é a HEFLO, que gerencia os processos de negócios em nuvem Como fazer o Mapeamento de Processos em 11 passos simples? Passo 1: Determinando seus objetivos Desde já, a ideia de determinar os objetivos consiste em saber e entender o que deve ser buscado. Tal definição poupa esforço e auxilia em traçar o caminho ideal para melhorar seus procedimentos. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo realizar esse mapeamento?”. A resposta em si levará à definição dos objetivos de forma natural, onde serão instituídos no mapeamento de processos os significados de cada ação. Ainda assim, dentro de toda cadeia de valor da empresa, cada processo tem um objetivo específico que, ao ser levado em conta no conjunto das atividades da organização, colabora para atingir seus objetivos finais. Neste momento, é preciso entender qual o papel deste processo em análise dentro do limite de suas atividades: Qual o motivo dele existir? O que o processo tenta realizar? Qual é a sua criticidade? Que riscos estão envolvidos no processo? Existem normas e regulamentações associadas ao processo? Nesse sentido, o objetivo nessa questão é identificar uma lista de processos a serem mapeados. Sendo conhecido também como “macroprocessos”. As metas de sua empresa devem direcionar os objetivos dos processos dentro dela.  Assim, os direcionamentos resultam na necessidade de refletir sobre o papel das atividades que estão sendo realizadas e o que elas estão oferecendo como resultado. Portanto, estes são alguns pontos importantes que deve-se refletir sobre cada processo: Os objetivos de cada processo; As atividades estão cumprindo o seu propósito; Se existem pontos críticos, entraves ou