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Processo produtivo

Mapeamento de Processos: como fazer em 11 passos?

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Neste guia, vamos entender primeiramente o que é o mapeamento de processos. Ele é um método que facilita o entendimento do fluxo de seu negócio, apresentando cada etapa da operação do processo produtivo de determinado serviço ou produto. Dessa forma, é uma ferramenta visual que apresenta etapas como operação, movimento/transporte, ponto de decisão, inspeção, espera e armazenagem, tomada de decisão, entradas e saídas. Assim, na construção do mapa de processos, cada uma dessas etapas possui um símbolo pré-determinado, que são sequenciados de acordo com a ordem de produção em que há um detalhamento dessas ações, facilitando assim o conhecimento de seu negócio e seus estágios. Sua determinação é fundamental para melhoria de processos, pois a partir de uma descrição visual bem estruturada do fluxo de trabalho, são analisados pontos fortes da produção e melhorias que podem influenciar totalmente na produtividade e no lucro da empresa, facilitando a percepção dos pontos que necessitam aperfeiçoamento e permitindo que sejam tomados planos de ação corretivos. Bem como, geralmente as melhorias analisadas são pontos como retrabalho, operações desnecessárias, gargalos, ações que podem ser agilizadas com alguma alteração, alto custo, dentre outros. Seu objetivo é esclarecer todas as relações do processo produtivo de determinado produto ou serviço e, assim projetar a transformação das entradas na saída com um sequenciamento bem definido, apontando a mão-de-obra envolvida, os insumos e as ações realizadas. Qual sua importância? O Mapeamento de Processos é essencial para o gerenciamento e controle de seu negócio, pois apresenta o sequenciamento das ações tomadas, facilitando o conhecimento do processo como um todo, a partir da criação de um esquema. A análise do que está realmente sendo feito na empresa e suas etapas se torna muito mais prática e fácil. Ele é importante para apontar e gerar novas possíveis correções no seu negócio para atingir sua produtividade máxima. Um exemplo dessas correções que podem ser tomadas é a cronoanálise, em que um processo pode estar com tempo padrão errado, ou ao contrário, a partir deste guia mapeamento de processos vê-se a necessidade de um processo novo que facilite os outros, e assim gerar a necessidade de cronometrá-lo ou também de fazer uma nova cronometragem em um processo já existente. Em suma, suas maiores importâncias são: A padronização de atividades, para facilitar a tomada de decisões; O controle financeiro para redução de processos que causem desperdícios e consequentemente dinheiro gasto sem necessidade; Com as atividades mapeadas, as ações a serem tomadas se tornam claras e assim facilitam a comunicação para os funcionários realmente terem conhecimento do que devem fazer no tempo correto e com os materiais necessários, criando na empresa uma cultura de padronização e evitando falhas. Veja como a Agrella & Agostine padronizou seus processos! Tipos de Mapeamento de Processos Fluxograma Antes de mais nada, o tipo de mapeamento mais simples, que sintetiza um processo a partir de símbolos, demonstrando uma relação de início, meio e fim de uma produção. Por ser o primeiro, foi sendo complementado por vários outros tipos de mapeamento que serão apontados. Ele possui símbolos pré-definidos que podem ser estabelecidos diante de padrões como o da ANSI (American National Standard Institute), porém mesmo com essa padronização ainda pode haver variações. Os símbolos mais utilizados são: Pode ser dividido em: Fluxograma de Processos Simples É composto apenas por blocos, com tomadas de decisão, é a forma mais simples de sequenciar os processos. Fluxograma Funcional Separa os processos por áreas responsáveis como compras, finanças, estoque, produção e pagamento e aloca as atividades de acordo com suas correspondentes áreas. Fluxograma Vertical A princípio, ele organiza as atividades de maneira vertical com um sequenciamento direto das atividades, ligando-as a partir dos símbolos. O Fluxograma Vertical permite um maior detalhamento da atividade atual com uma descrição lateral para a etapa, facilitando visualmente a análise do guia mapeamento de processos. Mapofluxograma Bem como, é uma combinação entre o fluxograma de processos e o layout da área em que a atividade se desenvolve. Sua vantagem é a visualização do processo conjunto ao layout da área, conseguindo analisar e determinar os transportes de acordo com o espaço. BPMN (Business Process Model and Notation) A princípio, essa é a metodologia mais utilizada atualmente, é mais complexo que as outras e é indicado para descrever processos de negócio com mais etapas. Assim também, uma representação gráfica, que possui mais recursos que a notação de fluxograma, já que consegue representar melhor os processos mais difíceis. Uma das plataformas utilizadas é a HEFLO, que gerencia os processos de negócios em nuvem Como fazer o Mapeamento de Processos em 11 passos simples? Passo 1: Determinando seus objetivos Desde já, a ideia de determinar os objetivos consiste em saber e entender o que deve ser buscado. Tal definição poupa esforço e auxilia em traçar o caminho ideal para melhorar seus procedimentos. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo realizar esse mapeamento?”. A resposta em si levará à definição dos objetivos de forma natural, onde serão instituídos no mapeamento de processos os significados de cada ação. Ainda assim, dentro de toda cadeia de valor da empresa, cada processo tem um objetivo específico que, ao ser levado em conta no conjunto das atividades da organização, colabora para atingir seus objetivos finais. Neste momento, é preciso entender qual o papel deste processo em análise dentro do limite de suas atividades: Qual o motivo dele existir? O que o processo tenta realizar? Qual é a sua criticidade? Que riscos estão envolvidos no processo? Existem normas e regulamentações associadas ao processo? Nesse sentido, o objetivo nessa questão é identificar uma lista de processos a serem mapeados. Sendo conhecido também como “macroprocessos”. As metas de sua empresa devem direcionar os objetivos dos processos dentro dela.  Assim, os direcionamentos resultam na necessidade de refletir sobre o papel das atividades que estão sendo realizadas e o que elas estão oferecendo como resultado. Portanto, estes são alguns pontos importantes que deve-se refletir sobre cada processo: Os objetivos de cada processo; As atividades estão cumprindo o seu propósito; Se existem pontos críticos, entraves ou

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Processo produtivo: mapeie o seu e tenha mais lucro!

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A princípio, um processo produtivo pode ser caracterizado pela união de atividades que têm como finalidade serem geradoras de um produto ou serviço que será entregue ao cliente. Quando muitas atividades são realizadas dentro de uma organização, ou até no dia a dia de seus funcionários, o controle do que está sendo realizado e se é feito da melhor forma, pode passar despercebido. Por isso, o mapeamento de processos é extremamente necessário em toda empresa, ele é o entendimento de como é feito determinado procedimento e quais medidas podem ser adotadas a fim de que seja realizado da melhor forma, otimizando não só o tempo, mas também podendo analisar possíveis desperdícios ao longo do processo. Leia também sobre o mapeamento de processos e sua necessidade! Entretanto, é importante que todas as áreas estejam alinhadas com seus deveres. O mapeamento de processos une os processos realizados de forma dispersa e colaboradores que talvez não estejam vendo com nitidez suas responsabilidades. O mapeamento de processos pode ser feito com base em alguns métodos, mas necessita ser realizado por uma equipe capacitada e que tenha habilidade ao encontrar as dores durante o processo e achar a melhor forma de sana-las. Caso o Mapeamento seja feito de forma errada, irá trazer mais problemas à sua empresa. Benefícios Uma cadeia de processos mal estruturada coloca em jogo: Credibilidade; Eficácia; Lucro da sua organização. Portanto, esses problemas podem causar um tsunami de impasses para todos, desde a desmotivação dos colaboradores até a queda da produtividade geral da sua empresa. Bem como, os impactos positivos do mapeamento de processos podem ser indiretos ou diretos. Os diretos, por sua vez, envolvem a eliminação de tarefas feitas repetidas vezes sem motivo real causando cansaço desnecessário, realinhar os deveres e direitos dos funcionários de cada área, definir uma sequência de procedimentos da gestão e do operacional e entre outros. Leia também sobre Design Thinking: como aplicar ao seu negócio Como dito anteriormente, os benefícios do mapeamento de processos são muitos, podendo ir da área administrativa até a de produção, ajudando em gargalos no funil e facilitando a administração do gestor. Portanto, o trabalho de todos é facilitado com o mapeamento de processos. Uma vez que, os fluxogramas gerados pela coleta de dados, ajuda de forma visual a vermos com nitidez os processos dentro de uma indústria e analisarmos através da pergunta fundamental: “Isso é necessário?”. A eliminação de processos que cansam os funcionários e não têm um real motivo é a principal causa do aumento da produtividade. A importância do mapeamento de processos O mapeamento de processos é extremamente importante, mas também é necessário que você saiba bem sobre seus clientes e sua concorrência. Para entender mais acesse CANVAS: O QUE É E BENEFÍCIOS PARA UM PLANO DE NEGÓCIOS. Para saber como melhorar, é necessário que os gestores saibam o que e o porquê melhorar, e isso só é possível através do mapeamento de processos. Uma vez que, através desse serviço, é estabelecido quais são as dores presentes na empresa. O mapeamento é um serviço feito na base de diálogo, onde os analistas vão entender todos os processos da empresa. Por conta disso, todos devem estar dispostos a fornecerem informações que, por fim, irão montar o Mapeamento de Processos. Muito além de uma avaliação, é necessário a união e colaboração dos membros da equipe. Os dados recolhidos pelos “mapeadores” são alinhados e analisados, de modo que sejam obtidos se encontram os principais gargalos da produção. Em suma, a Líder Jr. possui uma solução estruturada e muito bem embasada, que vai desde a coleta de dados até a sugestão de melhorias. Leia ainda mais sobre benefícios sobre o mapeamento em: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa. O mapeamento de processos nas indústrias Nos processos industriais, o mapeamento é ainda mais importante. Uma vez que, dentro da indústria, questões como segurança e máxima otimização do tempo são seguidas à risca. Saiba mais sobre a indústria 4.0: domine as estratégias por trás Deste modo, é de extrema necessidade que esteja nítido a todos os membros seus deveres. Já que, se um errar, pode comprometer a segurança e a vida de outros colegas de trabalho! Esse fator tem que ser sempre priorizado. Tem de haver uma padronização no dia a dia e, quando eventos atípicos ocorrerem, ter uma sequência de ações pré-estabelecida. Bem como, o Mapeamento de Processos ajuda na otimização de tempo. Seja na eliminação de processos repetitivos sem necessidade através da análise minuciosa de cada uma das ações de uma cadeia, seja nos membros com sua produtividade aumentada. Para saber sobre casos de Mapeamento de Processos em grandes empresas acesse: 6 ótimos exemplos de Mapeamento de Processos em empresas Uma indústria com processos bem estabelecidos e funcionários que têm claro suas funções, com certeza estão na frente de seus concorrentes. Estrutura do mapeamento de processos O mapeamento é dividido de modo que se possa entender ainda mais o funcionamento da empresa. A divisão é feita da seguinte forma: Saber exatamente onde nosso cliente quer chegar, para isso, é necessário um diálogo para alinharmos as expectativas iniciais e fazermos delas realidade no final do serviço. Cada processo é questionado e a razão da sua existência é avaliado cuidadosamente; Outro ponto de atenção é a necessidade do entendimento das entregas realizadas no final de cada processo, elas agregam valor ao seu serviço conforme o andamento na cadeia produtiva. Entretanto há, ainda, outras etapas do Mapeamento de Processos. Todas elas seguindo um padrão e visando entender o que realmente é necessário e o que está sendo feito apenas no “piloto automático”. Por isso, deve se tomar muito cuidado ao julgar a utilidade de um processo, portanto, leva-se em consideração todos os fatores, desde o humano até o financeiro. Como a Líder faz? A princípio, a Líder tem um time preparado para fazer o Mapeamento de Processos. Nosso time: Coleta de dados; Mapeamento de Processos; Análise dos processos; Sugestão de Melhoria. O objetivo sempre é ajudar você a ter soluções para otimizar tempo

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O mapeamento de processos e sua necessidade

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Dentro do mapeamento de processos há os processos em si que são as atividades realizadas com um determinado propósito. Existem inúmeros processos envolvidos em nossos cotidianos, para trazer até mesmo as coisas mais simples como beber água em uma garrafa de plástico. Vamos pensar, a água não é simplesmente colocada em uma garrafa e servida, ou mesmo o plástico já não tem a forma de garrafa desde sua origem. Existem diversos problemas que são originados pela desordem em algum processo. Sempre que ocorre um erro em uma indústria, o responsáveis em arrumar tem de entender como é o funcionamento daquele processo, muitas vezes sem mesmo fazer parte do mesmo. Ao invés de arrumar erros há também a possibilidade de incrementar processos. Garantir o bom rendimento de um processo tem muito haver em diminuir seus desperdícios. Ao entender como um processo funciona é possível identificar gargalos e pontos de melhoria que são capazes de aumentar significativamente a produção. Mas enfim, porque é importante entender que tudo é formado por processos? Uma empresa que produz garrafas de água mineral, requer de diversos processos em funcionamento para conseguir atender a demanda e ainda garantir a qualidade do produto. Porem se esses processos não estiverem de acordo pode se prejudicar a produção e consequentemente afetar a qualidade e a quantidade produzida. Leia também sobre processo produtivo: por que entender o da minha empresa? Garantir que esses processos estejam devidamente em funcionamento não é uma tarefa fácil quando não se sabe ao certo quando uma atividade faz parte de um processo ou de outro. Mas como assim faz parte de um processo ou de outro? Como foi dito anteriormente processos são “atividades realizadas com um determinado propósito”, podendo citar o exemplo de engarrafamento da água, a água não pode ser engarrafada sem com que a água seja tratada, nem mesmo ser distribuída sem que tenha sido engarrafada. Processos tem uma determinada ordem, e contam com atividades a serem feitas dentro dos mesmo para garantir que ele cumpra um determinado objetivo, como por exemplo engarrafar a água após seu tratamento. Como elas conseguem garantir o bom funcionamento desses processos? Todas as empresas de grande porte se utilizam de uma artimanha denominada Mapeamento de Processos. Tal ferramenta consegue como diz o próprio nome mapear os processos de maneira que eles fiquem visuais e intuitivos aos olhos da gerência e dos funcionários, tornando assim possível fazer alterações e ajustes quando necessário. Veja também como a falta de estoque gera perda de clientes Deseja gerir melhor seus estoques? O mapeamento de processos se baseia em observar as atividades que são exigidas em cada processo, entender o como elas se relacionam, e por fim tornar possível a compreensão de todos, tornando mais visual e intuitivo, assim qualquer um pode entender como o processo funciona. Mas, quais os benefícios que o mapeamento de processos traz? Com um mapeamento de processos é possível: Identificar gargalos; Traçar fronteiras entre os processos; Mensurar a efetividade de um processo; Padronizar o trabalho. Leia também sobre o mapeamento de processos e a indústria 4.0 Identificar gargalos Com a identificação de cada processos é possível notar desperdícios. Uma vez que um processo acontece as atividades que fazem com que ele aconteça agem seguindo um determinada ordem, mas essa ordem é realmente a melhor? Ou mesmo, todas essas atividades são necessárias? Há desperdícios? Todas essas perguntas se tornam passiveis de resposta uma vez que o mapeamento de processos torna viável a identificação de todas as atividades relacionadas. Sendo assim, qualquer um ao se deparar com o fluxograma consegue entender o funcionamento e propor melhorias. Leia mais sobre como o ciclo PDCA pode ajudar a minha empresa Traçar fronteiras entre os processos É interessante traçar fronteiras entre os processos para justamente delimita-los. Logo, é possível identificar as atividades que fazem parte de cada processo, tornado viável realizar manobras dentro dos mesmos. Voltando ao exemplo da empresa que produz garrafas de água mineral, não necessariamente uma atividade é necessária para realizar a outra, vamos supor que ocorra um problema na produção de garrafas, não necessariamente o tratamento de água tem de ser parado simultaneamente pois são processos diferentes. Enfim, torna viável a gerência organizar da maneira mais efetiva e lógica os processos realizados dentro de uma empresa/indústria.  Mensurar a efetividade de um processo Chegamos enfim ao ponto mais interessante para muitos do mapeamento de processos, mensurar a efetividade. Como isso ocorre¿ Ao mapear um processo é possível notar o tempo necessário para se transformar uma “matéria prima” em um produto desejado, logo, é possível fazer mensurações que relacionam as atividades que ocorrem dentro de determinado processo para fazer ajustes e melhorias que garantam sua maior efetividade. Leia também sobre como definir metas para que o meu negócio tenha sucesso  Padronizar o trabalho Não há dúvidas que a padronização do trabalho é sinônimo de efetividade. O fordismo exemplifica muito bem essa teoria. Mas então como é possível padronizar o trabalho¿ Ao mapear um processo pode-se identificar quais são as atividades necessárias para que ele ocorra assim, garantir que essas atividades aconteçam de maneira padronizada quando possível. Fazendo com que assim, os processos sejam efetivos e ocorram de maneira semelhante sempre que o processo precise ocorrer. Veja como mapear os processos de sua empresa Enfim, existem diversas vantagens em se realizar uma mapeamento de processo que não foram citadas. Ficou curioso entre em contato ou veja mais algumas de nossas matérias.

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A importância da capacidade produtiva e Cronoanálise

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O conhecimento da capacidade produtiva e cronoanálise são essenciais para que uma empresa tenha metas boas e se mantenha competitiva. Assim, ao atingir essa necessidade, a empresa consegue otimizar seu sistema produtivo, diminuir seus custos e padronizar seu processo produtivo. Isso porque, uma empresa pode aumentar seu grau de competitividade e conseguir atender sua demanda de forma adequada mediante a descoberta da capacidade produtiva de todos os setores, visto que há uma ligação entre eles. “De nada adianta uma empresa ter um setor atuando com sucesso se no próximo não se consegue produzir a tempo”. Capacidade produtiva e cronoanálise – Um gargalo Esse tal setor que não tem capacidade de acompanhar os demais é geralmente conhecido como setor ou operação gargalo. De acordo com o livro Fundamentos da Administração da Produção, “uma vez que o gargalo é o componente mais lento do processo, ele fixa o ritmo do sistema – como uma batida de tambor fixa o ritmo da marcha para a banda”. O gargalo faz com que todo o sistema trabalhe no ritmo dele, nesse sentido, a situação se torna mais problemática ainda, pois uma hora de atraso nesse setor específico significa uma hora de atraso para todo o sistema produtivo. Portanto, enquanto a produção está em operação, esse recurso não possui tempo ocioso e qualquer problema, seja mecânico ou erro humano, pode diminuir ou até mesmo parar o fluxo de produção, saindo muito caro para sua empresa. Além disso, nesse setor gargalo haverá o acúmulo de produto, o que vai gerar um estoque intermediário que, por sua vez, resultará em demanda de espaço para alocação, cuidado com tempo útil de vida e etc. Ou seja, custos desnecessários para sua empresa. Leia também sobre o papel da gestão de estoque Mas como a cronoanálise ajuda a encontrar a capacidade produtiva? A Cronoanálise possibilita encontrar a capacidade produtiva, devido ao fato de que, para a implementação da Cronoanálise, é necessário encontrar o tempo padrão de produção. Esse tempo é obtido após a análise do estudo de tempos e movimentos que os funcionários levam em uma operação, sendo essa etapa fundamental para Cronoanálise. O estudo de tempos e movimentos tem como objetivo: Determinar o tempo gasto por uma pessoa qualificada e devidamente treinada, trabalhando em ritmo normal, para executar uma operação específica; Desenvolver um sistema produtivo adequado com as análises do objetivo anterior. Os sete passos para o estudo de tempos e movimentos da Cronoanálise Segundo Barnes (1997), os sete passos para o estudo de tempos e movimentos são: Obter e registrar as informações sobre a operação e o operador em estudo; Dividir a operação em elementos; Observar e registrar o tempo gasto pelo operador; Determinar o número de ciclos a serem cronometrados; Avaliar o ritmo do operador; Determinar as tolerâncias; Determinar o tempo-padrão para a operação. Nesse sentido, pode-se dizer que o tempo padrão é o tempo útil que o funcionário gasta para realizar seu trabalho de maneira eficiente e produtiva. Saiba mais sobre cronoanálise e o orçamento de tempo Dessa forma, uma empresa com o intuito de aumentar sua capacidade produtiva de adequadamente, deve levar em consideração todos os seus setores. Também é necessário a redução do tempo padrão nos setores ou operações classificados como mais lentos. Para isso, é de suma importância o cálculo e a identificação dos gargalos, trazendo muitos benefícios para sua empresa, como: Maior facilidade na determinação de metas da produção; Otimizar seus processos de trabalho; Facilitar a predefinição do custo com mão de obra, o que é indispensável para um bom planejamento financeiro; Produção mais rápida e padronizada. Exemplo da aplicação da Cronoanálise em uma empresa do ramo agrícola Uma empresa do ramo agrícola, a fim de se manter competitiva no mercado, busca por ferramentas que melhorem sua performance produtiva, reduzindo desperdícios e custos desnecessários e aumentando a sua produtividade. Nesse sentido, o objetivo do estudo realizado nessa empresa era definir o tempo padrão da montagem de certo produto através da aplicação da Cronoanálise no setor de suprimento da linha de montagem. Nesse projeto foram definidos os seguintes objetivos: Realizar um estudo teórico da Cronoanálise e do estudo de tempos e movimentos; Identificar o método de Cronoanálise a ser aplicado; Aplicar o método escolhido; Analisar o tempo-padrão encontrado para a operação; Propor as melhorias e adequações para tornar o processo mais eficiente. Ademais, a fim de que a ferramenta fosse aplicada de forma eficaz, foi elaborado um fluxograma do processo supracitado, o qual consiste em um mapeamento do processo. Leia sobre o mapeamento de processos e sua relação com a indústria 4.0 Por fim, realizando esse estudo, verificou-se que se aplicado o novo modelo de alocação das peças, sugerido pelo estudo, haverá uma redução de 94,8% das perdas com movimentação desnecessárias. Além disso, consequentemente, haverá uma redução de 63,7% no tempo-padrão da montagem do produto. Para mais informações sobre o estudo, clique aqui. Para entender mais sobre o processo produtivo da sua empresa, leia: Por que entender o processo produtivo da sua empresa?

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