O Mapeamento de Processos é uma ferramenta de extrema importância para todas as empresas. É por meio dele que as empresas conseguem identificar riscos em seus processos e com isso aperfeiçoar o seu sistema produtivo. Assim, realizar a Gestão de Riscos por meio do Mapeamento de Processos previne que eventos que possam afetar os processos de forma negativa ocorram.

Quer saber como o gerenciamento de riscos irá contribuir para que seu negócio alcance seus objetivos estratégicos e de rentabilidade? Lhe mostraremos como isso é possível logo a seguir.

Mas, primeiro para entendermos o que é Gestão de Riscos e qual a sua importância, precisamos entender dois conceitos essenciais sobre o assunto: processos operacionais e riscos operacionais.

O que são processos operacionais?

Os Processos Operacionais consistem em um conjunto de atividades sequenciais, realizadas pelos colaboradores da empresa, que apresentam uma lógica entre si. O seu objetivo de transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços (saídas) para atender as necessidades dos clientes.

Podemos comparar o funcionamento da empresa com o funcionamento de nós seres humanos. Assim, os processos operacionais são como os sistemas dentro do nosso corpo, de maneira que, se algo não está funcionando bem, o funcionamento dos demais processos seguintes será prejudicado.

Dessa forma, o processo operacional está no coração do negócio. Isso mostra a importância de seu conhecimento aprofundado por meio do Mapeamento de Processos, pois esta ferramenta está cada vez mais indispensável para o aumento da eficiência das organizações.

O que são riscos operacionais?

São todos os tipos de erros e falhas dentro de uma empresa que possam gerar algum tipo de perda. Essa perda nem sempre é monetária, muitas vezes consiste em tempo desperdiçado ou tarefas incompletas.

Sendo assim, quando nos referimos a riscos operacionais, não tratamos apenas de falhas humanas, mas também de erros de sistema, defeitos tecnológicos ou erros na organização da linha de produção por exemplo.

Em suma, os principais riscos operacionais que você poderá ou já identificou em sua empresa são:

Falhas

São erros comuns que acontecem eventualmente nas empresas. Por exemplo, quando um colaborador esquece de realizar determinado procedimento, comete um erro por desatenção ou há um defeito em alguma máquina.

Deficiências

Consiste na ausência de itens imprescindíveis para o bom andamento dos processos da empresa. Por exemplo, a falta de um colaborador a mais na linha de produção ou de uma máquina para executar determinada função.

Inadequações

São erros que estão presentes na empresa já algum tempo, porém não foram mitigados. Por exemplo, colaboradores que realizam atividades para as quais eles não foram capacitados e treinados ou a utilização de máquinas antigas que limitam a eficiência produtiva.

Mas, o que é afinal Gestão de Riscos?

Visto que todas as empresas estão sujeitas a riscos em seus processos produtivos é necessário gerir esses riscos para que eles sejam mitigados. Dessa maneira, a Gestão de Riscos nada mais é que um processo que tem o objetivo de identificar eventos que poderão afetar a sua empresa a alcançar seus objetivos estratégicos. Assim, será possível atingir Gerenciamento de Riscos eficaz os resultados e os objetivos da organização.

 

Como o Mapeamento de Processos pode auxiliar a Gestão de Riscos da sua empresa?

Dentre as ferramentas para a realização da Gestão de Riscos destaca-se o Mapeamento de Processos. A partir dele é possível realizar a análise do fluxo do processo com uma representação esquemática, com o objetivo de compreender todas as inter-relações das entradas que o compõem, as tarefas, as saídas e as responsabilidades dos envolvidos. Após esse mapeamento os eventos afetam negativamente os processos podem ser identificados, analisados e mitigados.

 Na etapa de análise dos riscos é necessário mensurá-los. Essa tarefa é realizada utilizando uma abordagem quantitativa, com o uso de informações históricas para calcular a probabilidade de ocorrência e o impacto dos riscos identificados ou pode-se utilizar uma abordagem qualitativa, onde se realiza estimativas do impacto e probabilidade dos riscos por meio do julgamento e posterior classificação desses ricos em escalas de impacto (como por exemplo, impacto alto, médio e baixo).

Após a mensuração dos riscos, a empresa então poderá gerenciá-los utilizando-se das ferramentas da gestão da qualidade para evitar ou mitigar os riscos operacionais. Alguns exemplos de ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas nesse caso são o ciclo PDCA, a análise FMEA e o 5S. Para descobrir qual ferramenta é a mais adequada para ser aplicada em seu negócio, a Líder Jr. pode te ajudar. Agende já um diagnóstico!

Como implementar a Gestão de Riscos na sua empresa?

O conhecimento profundo dos seus processos é o que determinará se sua Gestão de Riscos é eficaz.

Se você chegou até aqui é porque quer gerenciar os riscos de seus processos operacionais através do Mapeamento de Processos, identificando riscos e desenvolvendo controles internos que os mitiguem. Então, o método a seguir irá te ajudar em relação a isso, pois por meio dele você irá conseguir identificar, avaliar e mitigar os riscos dos processos de seu negócio.

Passo 1: Definir a tolerância ao risco da empresa e o método de avaliação dos riscos

Nessa primeira etapa, devem ser realizadas entrevistas com a alta administração, para que sejam definidos quais são os riscos aceitáveis para a empresa, a tolerância a variações nos objetivos e a forma como o impacto dos riscos e sua probabilidade de ocorrência é medido.

Passo 2: Mapear os processos e controles internos

Nessa etapa, conversar com os funcionários envolvidos no processo é muito relevante, pois são eles que possuem mais conhecimento sobre o procedimento e o executam.

Após entender a fundo o processo, desenho do fluxograma dele deve ser realizado, utilizando um software que documenta e modela processos (como por exemplo, o software Microsoft Office Visio). A validação desse fluxograma será feita pelos próprios colaboradores que realizam esse processo para garantir que a representação está fiel à realidade. Assim, será possível identificar os riscos existentes, além de controles internos já implementados.

Passo 3: Levantar os riscos existentes

A partir do mapeamento do processo, os principais riscos existentes são levantados.

Passo 4: Tratar os riscos existentes

Ao identificar os riscos existentes, estes devem ser testados para ver como eles são entendidos pelos colaboradores e qual é o histórico de materialização desses riscos. E se na etapa anterior forem identificados controles já estabelecidos para mitigar riscos, haverá diversos testes.

Passo 5: Avaliar o impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos

Nessa etapa, deve ser realizada uma análise qualitativa da probabilidade de ocorrência e o impacto dos riscos. Dessa forma, os riscos são classificados como baixo, médio ou alto.

Passo 6: Analisar os riscos x controles

Já nessa etapa, há análise se todos os riscos possuem controles e se caso não possuírem, a necessidade de implementação de controles para mitigar esses riscos ocorre.

Passo 7: Propor melhorias

Por fim, com a identificação dos riscos que não possuem controles já estabelecidos será proposto controles que serão incluídos nos fluxos dos processos e pode haver também modificações dos controles já existentes se necessário, originando fluxos de processos melhorados. Essas melhorias devem então, ser propostas aos gestores dos processos para posterior implementação.

Conclusão

Vimos que não é uma tarefa exclusiva dos gestores de processos a identificação dos riscos operacionais, mas sim de todos os colaboradores que devem conhecê-los e identificá-los.

Portanto, o Mapeamento de Processos é uma ferramenta que quando utilizada de forma correta contribui para uma Gestão de Riscos eficaz, possibilitando a entrega de melhores resultados.

Com certeza, você já identificou algum risco nos processos de sua empresa que não estava permitindo atingir os seus objetivos estratégicos , mas daí surgiu a dúvida de o que fazer né. Sendo assim, não perca mais tempo. Agende já seu diagnóstico!

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