1. Sobre a Empresa
A Clínica Curae Salute é uma empresa que atua no setor de odontologia e realiza atendimento ao público, realizando todos os tipos de procedimentos odontológicos e em diversas cidades do Brasil. Todos os consultórios pertencem aos mesmos sócios, porém, eles não tinham um Mapeamento de Processos em sua organização.
2. O desafio quanto ao Mapeamento de Processos
Buscando padronizar e organizar o fluxo de trabalho interno, tornando mais clara a divisão de responsabilidades das filiais, os sócios da empresa enxergaram a oportunidade de padronização das funções internas da empresa, para facilitar a expansão e abertura de novas filiais.
Como a empresa concentra toda parte financeiro-administrativa e recursos humanos na sede em Bragança Paulista, as informações de diversas filiais chegavam de maneiras diferentes e eram enviadas por cargos diferentes dentro das filiais. Na sede também, as funções de recursos humanos e financeiro eram feitas por pessoas de outros setores o que tornava o fluxo de comunicação interno confuso.
Para os processos internos e tornar a divisão de trabalho coerente e organizada, a empresa buscou a Líder Jr. para a elaboração de um Mapeamento de Processos, visando documentar e separar os fluxos de trabalho, além de remanejar as responsabilidades dos funcionários para que fiquem mais claras e iguais, facilitando desta forma a abertura de novas filiais e a contratação de novos funcionários.
3. Etapas do Projeto
3.1. Fluxograma dos processos produtivos:
No início do projeto, foi realizada uma coleta de dados, na qual informações relacionadas às ordens dos processos, materiais necessários em cada etapa, funcionários responsáveis e produto final de cada processo são convertidas e colocadas em um fluxograma. Nos fluxogramas foram incluídos os processos administrativos e de atendimento do Grupo Curae.
3.2. Planilha de Mapeamento de processos:
Primeiramente, uma forma de unificar todos os fluxogramas e dados adicionais do processo, elaborou uma planilha que contenha uma aba para cada processo. Nessa planilha, são inseridos os fluxogramas, com campos para preenchimento de dados adicionais que auxiliarão o gestor a organizar a produção. As informações adicionais como dito anteriormente são: ordens dos processos, materiais necessários em cada etapa, funcionários responsáveis e produto final(is) e descrição de cada processo.
3.3. Relatório de sugestão de melhorias:
Ao final da elaboração dos fluxogramas, são analisadas as possibilidades de melhoria da empresa. A Líder Jr. se baseia em melhorias relacionadas com: aumento da produtividade da empresa, redução do tempo do processo, organização do ambiente, ergonomia dos funcionários entre outros.
Além disso, as melhorias sugeridas são dispostas em uma matriz de Esforço X Resultado, o que permite
saber quais melhorias devem ser prioritárias e quais podem esperar um tempo para serem aplicadas. As sugestões de melhoria acompanham um detalhamento de como implementá-las, além do auxílio técnico na implementação por parte da Líder Jr. durante o período do pós-venda.
4. Impactos e Resultados
Após a finalização do Mapeamento de Processos elaborado pela Líder Jr. ocasionou à Clínica Curae Saluti a padronização dos fluxos internos e a padronização das responsabilidades de cada cargo, facilitando a gestão e a tomada de decisão interna da empresa. Ofertamos também uma série de sugestões de melhoria para serem implementadas, com finalidade de facilitar e melhorar os fluxos internos e responsabilidades de cada cargo. Para conhecer mais um case de sucesso da nossa empresa, clique aqui.
Desta forma, com os fluxos documentados e com o detalhamento das responsabilidades dos funcionários documentadas, a empresa transformou um trabalho difícil e que demandava uma grande gestão, em padrões que deveriam ser seguidas tanto pelos funcionários antigos, quanto pelos novos, seguindo assim o fluxo de informação, o que tornou tudo mais claro e organizado na hora de contratar ou abrir uma nova filial. Para conhecer mais serviços realizados pela Líder Jr. leia também o post sobre nossos últimos serviços executados — clicando aqui.