A princípio, a ferramenta PDCA – Plan(planejar), Do(executar), Check(verificar) e Action(agir) – é uma ótima forma de se organizar e visualizar as oportunidades que há.

Nesse sentido, é comum que em tempos de crise as empresas queiram se diferenciar, busquem por alternativas que otimizem seus processos. Tendo em vista, reduzir custos, aumentar seu lucro e aumentar o bom relacionamento com seus clientes.

Entretanto, quando se trata de aperfeiçoamento de gestão, é muito importante desenvolver um bom planejamento estratégico. Desse modo, o PDCA se torna uma ótima opção para uma execução eficaz e contínua do planejamento estratégico, visto que é uma ferramenta usada por gestores do mundo todo.

Mas então, o que é ciclo PDCA? Para que ele serve? Como posso aplicá-lo em minha empresa?

O que é ciclo PDCA?

Antes de tudo, o ciclo PDCA é uma metodologia interativa, criada no século 20 por Walter Andrew Shewart, um físico conhecido por ter sido o pioneiro no controle estatístico de qualidade. Entretanto, o método só foi popularizado mundialmente na década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming.

Além disso, é usado para controlar e melhorar processos e produtos, o ciclo PDCA possui esse nome devido aos nomes em inglês de cada etapa que o compõe:

• P (plan) = Planejar.
• D (do) = Fazer ou executar.
• C (check) = Checar ou verificar.
• A (act ou adjust) = Agir de forma a corrigir erros ou falhas.

Esses são os 4 passos do ciclo, sendo comum começar pelo planejamento. Mas é claro que, dependendo dos objetivos de quem o está usando, existe a possibilidade de variações, pulando uma etapa ou dando início por outra.

Desse modo, a metodologia PDCA é mundialmente utilizada por inúmeras corporações, que visam ter um controle mais eficiente de processos e atividades, sendo eles externos ou internos, minimizando as chances de erros na tomada de decisões e padronizando informações de relevância. Como o próprio nome já diz, o PDCA é um ciclo.

Sendo assim, é importante que sua aplicação se torne um hábito, garantindo a excelência em seu uso e objetivando sempre a melhoria contínua.

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Como posso aplicar o ciclo PDCA na minha empresa?

Como visto anteriormente, o ciclo PDCA segue uma ordem de execução e, para aplicar em sua empresa, é importante seguir cada etapa com atenção. Veja como aplicar:

Planejar

É essencial para o ciclo PDCA que um projeto seja bem elaborado, pois evita futuras falhas e o desperdício de tempo. Da mesma forma, o planejamento permite levantar e analisar informações, para estabelecer objetivos e metas, definindo qual o melhor caminho para atingi-los. Assim como, é importante ressaltar que o planejamento deve estar alinhado com a missão, visão e valores da empresa.

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Fazer

Posteriormente, feito um planejamento elaborado e cuidadoso, é hora de executar. A fase de execução é uma das mais importantes, sendo subdivida em outras 3 etapas:

• Capacitação de quem realizará o projeto;
• Realização da execução;
• Coleta e documentação de dados para uma posterior avaliação.

Mas, lembre-se sempre de não pular etapas ou improvisar, para não comprometer o desempenho do ciclo.

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Checar

Essa é a etapa de verificação e comparação de tudo que foi planejado e executado. Para identificar brechas e garantir um bom funcionamento do ciclo, a checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: No mesmo momento em que o plano é elaborado, avaliando se o trabalho está sendo feito corretamente, e também após a execução, para fazer uma análise estatística completa, identificando possíveis ajustes.

Se os resultados não forem satisfatórios, é recomendado que se retorne à etapa de planejamento.

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Agir e corrigir

Na última etapa, reflete-se como será a divulgação dos resultados e como serão aplicadas ações corretivas aos problemas encontrados, podendo ser subdividida em duas etapas: Padronização do que deu certo, feito a partir da revisão dos dados documentados que descrevam os processos (padrões) e a conclusão, unindo os membros do projeto para refletir sobre os resultados, documentando o que deu e o que não deu certo, registrando o aprendizado do grupo para pensar em planos futuros.

Essa etapa é, simultaneamente, o fim e começo, pois depois do entendimento do que causou os erros anteriores, todo o ciclo PDCA deve ser refeito com novas diretrizes e parâmetros.

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Pontos que devem ser evitados

• Fazer sem planejar;
• Definir metas sem métodos para atingi-las;
• Não capacitar a equipe antes da execução;
• Fazer e não checar;
• Não corrigir pequenos erros;
• Completar o ciclo PDCA apenas uma vez.

“Quando você melhora um pouco a cada dia, coisas grandes começam a ocorrer. Não procure por melhoras rápidas e grandiosas, busque uma pequena melhoria, um dia de cada vez. É o único modo para que aconteça – e quando acontece, dura.”  – John Wooden