Por que implementar 5S na minha empresa?

A princípio, o bom ambiente de trabalho é um dos principais fatores para a realização eficaz das atividades diárias de uma empresa. Assim, é fundamental que o local de trabalho seja limpo, organizado e eficiente. Esses resultados podem ser alcançados com a metodologia 5S.

Contudo, a metodologia 5S é uma ferramenta utilizada no pensamento Lean, o qual visa eliminar etapas que não agregam valor ao produto final e tornar o processo enxuto. Vale ressaltar, que o 5S pode ser aplicado em pequenas e grandes empresas, desde escritórios até fábricas.

Além disso, essa metodologia possui inúmeros benefícios e com um auxílio profissional, pode ser facilmente implantada em uma empresa, seja ela de pequeno ou grande porte. Nesse sentido, vamos entender um pouco melhor sobre esse método a seguir.

O que é 5S?

Primeiramente, o 5S surgiu no Japão pós segunda guerra, com o objetivo de auxiliar o país a se reerguer, tendo em vista que nesse período seria fundamental um desenvolvimento rápido e com mínimo desperdício de recursos.

Dessa forma, essa metodologia promove um ambiente de trabalho sustentável e eficiente por meio de cinco termos em japonês que se traduzem em:

• Seiri – Senso de Utilização;
• Seiton – Senso de Organização;
• Seiso – Senso de Limpeza;
• Seiketsu – Senso de Padronização e Saúde;
• Shitsuke – Senso de Disciplina.

Nesse sentido, implementar esse mecanismo em sua empresa pode trazer inúmeros benefícios, que vão desde a maior facilidade em manter o local de trabalho arrumado até o aumento do lucro por conta de menores perdas decorrentes da desorganização e com práticas para reduzir custos nas empresas.

Vamos nos aprofundar mais em cada etapa do 5S:

5S – Seiri – senso de Utilização

Nesse sentido, o termo se refere ao senso de utilização, que nada mais é do que analisar e decidir quais materiais e/ou etapas de produção são fundamentais para chegar ao produto final.

Além disso, são descartados os materiais que não possuem um papel relevante na produção, já que manter esses produtos desnecessários aumentam o custo de controle de estoques e e são potenciais objetos de distração.

Portanto, é necessário achar um balanceamento entre os dois tipos de materiais, visto que é muito difícil uma eliminação total dos elementos irrelevantes.

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Como o seiri é feito?

Para implementar tal etapa é necessário se perguntar:

• Quantas ferramentas são necessárias nessa área?
• As máquinas/peças estão devidamente classificadas?
• O ambiente está livre de potenciais produtos nocivos?
• Há materiais sendo desperdiçados?
• A periodicidade da manutenção dos equipamentos é adequada?

5S – Seiton – Senso de Organização

Consiste em organizar as ferramentas e os materiais de modo que qualquer funcionário consiga localizar-se e entender o processo facilmente.

Nesse sentido, o objetivo desse processo é organizar e alocar os recursos de forma inteligente. Assim, a produção será mais ágil por conta do fácil acesso aos recursos.

Além disso, essa etapa facilita a limpeza do local, diminui o estresse dos trabalhadores e reduz custos por conta do maior controle sobre os recursos e do processo produtivo.

Como o seiton é feito?

Do mesmo modo, para implantar o Seiton, deve-se deixar as ferramentas mais utilizadas em locais visíveis e em compartimentos que permitam a fácil retirada destas.

Nesse sentido, as ferramentas mais utilizadas devem estar alocadas próximas às máquinas nas quais são empregadas.

Por outro lado, as pouco utilizadas devem ficar em armários devidamente etiquetados, para que não atrapalhem na busca pelas ferramentas mais manuseadas e ainda sim sejam facilmente localizadas.

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5S – Seisou – Senso de Limpeza

Essa etapa foca na limpeza do local de trabalho e dos equipamentos usados.

Para sua implementação, deve-se estabelecer um padrão de limpeza na empresa a fim de manter as ferramentas sempre limpas e evitar uma degradação mais acelerada delas, além de evitar  desperdício de tempo com limpeza pesada.

Assim, os benefícios mais relevantes desse processo são a redução dos acidentes de trabalho, diminuição da manutenção por conta da má conservação e aumento da produtividade, derivada do maior bem estar dos funcionários.

Como o seisou é feito?

Nesse processo, são montados pequenas equipes para limpar cada área da fábrica ou escritório. Em seguida, são realizadas inspeções de máquinas e compartimentos afim de detectar quais pontos pecaram na higienização.

Feito isso, são definidos métodos de limpeza de acordo com cada material e geralmente desmonta-se a máquina (se houver), para checar se esta opera dentro das especificações.

Seja como for, em alguns casos, uma empresa terceirizada tenha que ser contratada. Nesse sentido, deve-se balancear os custos e o tempo que seria aplicado naquela atividade, para ver o que compensa mais.

5S – Seiketsu – Senso de Padronização e Saúde

Antes de tudo, esse processo é voltado para o lado humano da empresa. Logo, nele são levados em conta a saúde física e mental dos trabalhadores e tem como objetivo proporcionar a melhor vivência entre o local de trabalho e o funcionário e assegurar que as etapas anteriores sejam cumpridas.

Além disso, ele visa enraizar normas e valores que permitam a manutenção do local e do bem-estar do trabalhador.

A higiene pessoal e a do ambiente de trabalho são fundamentais para que o Seiketsu seja concretizado. Esses fatores são importantes pois permitem a realização segura das atividades diárias.

Para que tais exigências sejam cumpridas, deve-se atentar também às condições ergonômicas do local, tais como a presença de ruídos, goteiras, fios expostos, locais mal sinalizados e etc.

Como o seiketsu é feito?

Algumas perguntas podem ser feitas para iniciar e estruturar esse processo:

• Qual a fonte de sujeira desse setor?
• Qual o nível de ruído nesse setor?
• Existe algum perigo aparente para os funcionários?
• A temperatura do ambiente é adequada?
• É necessário algum equipamento de segurança nessa tarefa?

5S – Shitsuke – Senso de Disciplina

Por fim, a quinta e última etapa consiste na auto-disciplina, a qual será essencial para assegurar que os passos anteriores sejam mantidos após a realização do 5S.

Nesse processo se estabelece o que é preciso para que os funcionários mudem sua mentalidade acerca da limpeza, organização, bens essenciais e etc.

Como o shitsuke é feito?

A implementação dessa etapa é feita por meio de novas normas e rotinas. O cumprimento destas deve ser cobrado de todos os funcionários da empresa, desde estagiários até os cargos mais altos.

Nesse sentido, deve-se colocar fotos em murais de como o local deve ser mantido, como forma de modelo a ser seguido. Além disso, é interessante também que você tenha metas e crie listas de afazeres para cada departamento, e as coloque em local visível, para que assim as tarefas sejam sempre lembradas.

No geral, essa etapa é mais ampla e depende muito de como cada empresa funciona internamente, isto é, deve-se implementar um método de acordo com o perfil dos funcionários.

Dessa forma, caso estes forem mais organizados, pode-se mandar e-mails semanais com as tarefas de cada semana. No entanto, se estes forem menos responsáveis, pode-se colocar um mural com um bom padrão visual para relembrá-los de suas tarefas.

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Resultados esperados do 5S

Após a implementação do 5S, espera-se primeiramente uma mudança comportamental dos trabalhadores, que por sua vez vão aparentar maior satisfação ao chegar no local de trabalho limpo e organizado.

Além disso, é esperado um menor desgaste de máquinas e portanto menores custos com manutenção. Somado a isso, há também uma redução expressiva do tempo de produção, já que o tempo perdido procurando materiais e ferramentas é suprimido.

O 5S promove também a maior segurança e saúde dos trabalhadores por conta da maior limpeza e das regras ergonômicas implantadas.

Em síntese, o 5S promove uma melhoria na qualidade de vida dos funcionários no local de trabalho, reduz o tempo de produção e aumenta os lucros da empresa.

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