Quando um Processo é Considerado Padronizado?

Processos Padronizados são processos organizados e formalizados, de modo que nele haja a presença de um padrão que deve ser seguido pelos seus colaboradores. É, desse modo, quando ocorre a documentação das atividades de uma empresa. Assim, por meio de um processo padronizado, a empresa garante a qualidade de seus serviços ofertados, já que suas tarefas estarão uniformizadas e ela irá controlar o desenvolvimento de suas tarefas.

Dessa forma, com um processo padronizado, você será apto para responder algumas perguntas, como: “Qual a função de cada um dentro de um processo? ”; “Quais as etapas, e por onde passa o processo? ”; “Qual o resultado que se espera desse processo? ”. Antes de adentrarmos mais afundo nesse assunto, passaremos, portanto, por outros dois conceitos fundamentais para entender por completo como um processo padronizado funciona: Processo Organizacional e Padrão de Trabalho.

1. Processo Organizacional

Um processo organizacional é o resultado da análise e definição de atividades relacionadas entre si dentro de uma empresa/organização, sejam equipamentos, documentos, pessoas, etc. Em um processo padronizado, cada atividade dessa é organizada, para que todos da organização tenham entendimento de cada etapa do processo.

2. Padrão de Trabalho

O padrão de trabalho é o estabelecimento de procedimentos para a tarefa de um profissional da organização e do processo produtivo. Assim, ele é baseado na taxa em que os produtos vão ser produzidos, na sequência de trabalho do operador e do estoque padrão.

Importância em possuir Processos Padronizados

Possuindo processos padronizados, a organização pode contar com a melhor forma de se executar um trabalho para trazer o resultado desejado. Assim, a padronização resulta em: um modelo de trabalho exato, uma maneira precisa para a execução das atividades e deixar o processo previsível. Portanto, dentre os principais motivos que levam uma empresa a ter processos padronizados encontram-se:

1. Possuir Processos com menos Variação Possível

Realizando um processo de forma constante, ou seja, com o mínimo de variações possíveis, existe um método pré-estabelecido para realização de atividades, que é mais consolidado e recomendado para se obter um bom resultado.

2. Cumprir Regulações

Dependendo da organização, é necessário cumprir certas regulações (sejam da Anvisa, Bacen, ISO, etc.). Dessa maneira, com os processos padronizados, a variação por uma auditoria será mais precisa, de modo que garanta certificações que comprovem o seguimento dessas determinadas regulamentações.

3. Entender de todos os Processos da Organização

Enfim, com os processos padronizados e pré-determinados, não haverá perdas de informações quando algum gestor ou diretor for desligado da empresa. Desse modo, a empresa estará mais organizada frente a quais processos que vão ser responsáveis diretor pelos resultados esperados.

Vantagens em possuir Processos Padronizados em sua Empresa

Além de apresentar mais qualidade aos serviços da companhia, possuir processos padronizados garante que todos os membros podem ir atrás de melhorar os processos, ademais, garante que o gerente possa identificar mais facilmente os gargalos do processo e, por consequência, conserta-los.

As vantagens ainda vão além:
1) Identificação de quem é responsável pelo o que;
2) Esclarecimento de como o fluxo das atividades vai ocorrer;
3) Modelo de trabalho detalhado para que qualquer um consiga executar uma atividade;
4) Aumento da satisfação tanto dos clientes, quanto dos trabalhadores;
5) Redução de gargalos e falhas;
6) Aumento do engajamento e produtividade;
7) Facilidade para treinar novos funcionários;
8) Redução de custos;
9)Transparência nos processos.

Maneiras de como Implementar Processos Padronizados

Acabamos de entender o que é e como pode ajudar a alavancar os resultados de uma empresa. Além disso, veremos como que é possível padronizar alguns dos processos (não precisam ser todos, e sim os mais importantes):

1. Entenda o Objetivo de possuir Processos Padronizados

Possua um objetivo claro do que a sua empresa procura. Desse modo, todas as decisões que você tomar vão ser direcionadas corretamente para padronizar os processos.

2. Entenda quais as Atividades envolvidas no Processo

É, dessa maneira, muito importante saber exatamente como que funciona o fluxo das atividades do processo e quais serão os responsáveis. Além disso, tome nota de tudo, sejam equipamentos, documentos, normas, etc.

3. Mapeie os Processos da Empresa

Posteriormente, entenda e documente todo o processo produtivo, desde a entrada da atividade, até a saída. Além disso, envolva também o maior número de pessoas possível nesse mapeamento, assim será possível recolher o máximo de opiniões e feedbacks possíveis, além também de motivar e encorajar os trabalhadores.

4. Deixe tudo mais Simples

Assim que você entendido como funciona o processo, é necessário conversar com a equipe, a fim de deixar o processo mais simples. Desse modo, vocês executarão as atividades de forma mais fácil e direta.

5. Capacite e Treine os Funcionários

Não basta o processo estar padronizado, é necessário que os envolvidos no processo estejam capacitados para que tudo ocorra como planejado. Portanto, deve-se treinar todos os profissionais e sempre mostrar o quão importante é deixar um processo padronizado.

6. Não Esqueça de Atualizar os
Documentos

Está tudo correndo dentro dos conformes, mas lembre-se de periodicamente atualizar os documentos, assim é necessário que os o fluxo de trabalho esteja em constante revisão para que ele fique o melhor possível.

Algumas Ferramentas para gerar Processos Padronizados

Visto a importância de possuir processos padronizados, e de como implementá-los, é necessário ainda ver algumas ferramentas que vão ajudar os supervisores a mapear os processos e monitorar as atividades. Veja, portanto, as mais conhecidas:

1. Ciclo PDCA

Ferramenta que busca identificar e solucionar problemas no processo. O “PDCA” significa, do inglês: Plan, Do, Check, Act (Planejar, Fazer, Checar, Agir). Clique aqui para saber mais sobre Clico PDCA.

2. Ciclo SDCA

Diferente do ciclo citado anteriormente, em que o objetivo é melhorar o processo ao criar um plano de ação, o SDCA pretende manter o processo funcionado, estável. O ciclo define-se, portanto, nas seguintes etapas:
a) Standard: cria registros para garantir que tudo seja executado da mesma forma.
b) Do: executa o que foi estabelecido anteriormente.
c) Check: verifica se tudo está dentro dos conformes.
d) Act: procura corrigir e ajustar os pontos de melhora.

3. 5W2H

A 5W2H é uma ferramenta que identifica os responsáveis e o que deverá ser feito para realizar uma atividade. Desse modo, nela são feitas as seguintes perguntas:
a) What (o que)?
b) Why (por que)?
c) Where (onde)?
d) When (quando)?
e) Who (quem)?
f) How (como)?
g) How Much (quanto custará)?

Entenda mais sobre 5W2H clicando aqui!

Mantenha os Processos Padronizados e Automatizados

Por fim, é recomendável que se automatize as atividades repetitivas de um processo. Assim que os processos de sua empresa estiverem padronizados, procure automatiza-los, assim o número de chances de algo falhar no processo, vai cair drasticamente, além de melhorar diversos aspectos do negócio.