Como lidar com um caixa desorganizado?

Sua empresa possui um caixa desorganizado? Saiba todos os passos para dominar o seu caixa nessa matéria!

Toda empresa possui um caixa. De forma contábil, o caixa de uma empresa é a denominação dada a uma conta que registra os recursos financeiros disponíveis para movimento.  Nessa conta caixa, também chamada de fluxo de caixa, registram-se entradas e saídas de dinheiro.

A saúde financeira de uma empresa é fundamental para seu sucesso, portanto, ter um planejamento e controle do fluxo de caixa é básico e indispensável. Pois, a desorganização do caixa em uma instituição pode ocasionar diversos problemas. Exemplo disso, são estudos feitos no Brasil e no mundo que mostram que a cada 100 empresas, cerca de 75 sobrevivem, as que vão a falência é por conta de um caixa desorganizado.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um instrumento de planejamento e controle financeiro, no qual engloba todas as operações que ocorrem na empresa no dia a dia.

O objetivo dessa ferramenta é apurar o saldo disponível no momento e projetar o futuro, para que exista sempre capital de giro acessível tanto para o custeio da operação da empresa (folha de pagamento, impostos, fornecedores, entre outros) quanto para os investimentos em melhorias (reformas, por exemplo).

No fluxo de caixa, sempre devem ser registrados:

• Todos os recebimentos;
• Todos os pagamentos;
• Previstos num período de pelo menos 3 meses;
• Benefícios do fluxo de caixa, visão financeira do presente e futuro da empresa.

Como lidar com o caixa de maneira adequada?

Basicamente um bom fluxo de caixa precisa ter, no mínimo, 04 categorias, conforme a seguir:

1. Saldo Inicial

– Nessa categoria é registrada todo o dinheiro disponível em caixa, ou seja, todo dinheiro disponível para ser movimentado, considerando saldos nas contas bancárias.

2. Entradas de caixa

– Aqui é registrado toda a receita ou créditos provenientes das vendas, recebimentos diversos, rendimentos e etc.

3. Saídas de caixa

–  Nessa categoria encontramos o lançamento de todas as despesas, sejam pequenas ou grandes.

4. Saldo Operacional

– Esse saldo é o resultado das Entradas menos as Saídas de caixa, gerando o capital de giro.

Dicas Importantes

Faça uma análise do seu fluxo de caixa e crie categorias para facilitar os lançamentos. Exemplos: Despesas com pagamento de fornecedores; com contas fixas, funcionários, transporte e assim por diante. Esse mapeamento facilita visualizar os gargalos.

• Assim como o item despesas vale categorizar as receitas, assim possibilita um maior controle das fontes, se em dinheiro, em crédito, quais os montantes e a frequência.
• Estabeleça a periodicidade dos lançamentos, mas tenha em mente que o controle diário é o mais adequado para se manter a saúde financeira da empresa.
• É importante ter uma coluna onde possa ser registrada toda a previsão de faturamento, com datas especificadas. Assim não se perde nenhuma cobrança, possibilita o planejamento de despesas e investimentos.

Qual caminho seguir para reverter um caixa desorganizado?

O controle do fluxo de caixa pode ser aplicado com vários métodos e modelos, o mais comum é o fluxo de caixa diário, contudo, em alguns casos o mais recomendado é o projetado. Para entender mais sobre essas duas vertentes, clique aqui. 

Resumindo, o fluxo de caixa projetado é uma ferramenta para quem quer planejar a movimentação financeira de uma empresa. Esse recurso é perfeito para administradores controlarem seus gastos e receitas futuras e fazerem um bom trabalho de planejamento. Como o próprio nome sugere, é uma projeção de entradas e saídas financeiras da empresa durante um determinado período.

Isso é importante, pois permite criar um histórico do que acontece dentro da empresa. Com a projeção de um fluxo de caixa, é possível prever situações e agir antes que elas aconteçam.

Em relação ao fluxo de caixa diário, o controle é feito por meio do acompanhamento de entradas e saídas de recursos de uma empresa feito diariamente, desde o momento da abertura das atividades até o seu encerramento.

Então, como saber qual é o mais adequado para a minha empresa?

Depende, os dois possuem a mesma finalidade geral: combater caixa desorganizado e ajudar na saúde financeira, No entanto, os resultados obtidos são diferentes. O ideal é que seja possível combinar os dois para maior eficiência, mas sem sempre isso é possível ou irá auxiliar a empresa no momento.

Por exemplo: para empresas que estão focando no crescimento, possuem sazonalidade, precisam de uma organização para um planejamento futuro e querem entender por que o caixa a longo prazo não corresponde com as estratégias, interferindo em tomadas de decisão, recomenda-se o fluxo de caixa projetado.

Agora, para empresas que possuem grande movimentação diária, muitos produtos, diferença nas saídas de vendas e querem ter controle mais detalhado. A recomendação é de fluxo de caixa diário.

Principais erros a se evitar

Alguns erros não podem ser cometidos para que o fluxo de caixa seja eficiente para a gestão financeira da empresa.

1. Não controlar o fluxo de caixa – não basta elaborar um fluxo de caixa. É necessário que haja controle e acompanhamento para que impacte positivamente na gestão financeira.

2. Esquecer de atualizar – é importante ter disciplina e manter a periodicidade dos lançamentos.
3. Não categorizar os lançamentos – fundamental ter categorias bem claras. Evite lançamentos genéricos, do tipo “despesas diversas”.

4. Contar com dinheiro que ainda não entrou – Como por exemplo: uma venda parcelada.

5. Contas pessoais e contas da empresa – Um dos erros mais comuns, cometidos principalmente por empreendedores iniciantes: confundir as contas pessoais com as contas da empresa.

6. Não ter assessoria contábil – É fundamental contar com a assessoria de um contador e estabelecer uma parceria para melhor gestão do seu negócio.

Não sabe como começar ou precisa de ajuda?

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