A padronização de processos consiste em uniformizar as atividades realizadas em sua empresa, garantindo assim a qualidade de seus produtos e serviços. Ou seja, quando padronizamos algo, deixamos o fluxo da atividade e forma de fazer iguais em todos os momentos.

Quando começamos a enxergar a importância da Padronização de Processos?

Apesar de ouvirmos sobre padronização de processos em diversos meios de comunicação, ela não vem de hoje.

Frederick Taylor, entre os séculos XIX e XX, criou a teoria da administração científica, a qual demonstrava como a racionalização de etapas da produção seria fundamental para maiores ganhos em qualquer organização.

Anos depois, Henry Ford aplicou os princípios de Taylor em suas montadoras e iniciou o que chamamos de paradigma da produção em massa.

Assim, surgiu o que chamamos de “linha de montagem”, o que certamente trouxe grandes impactos para a indústria a partir de então.

Como vemos a Padronização de Processos nos dias de hoje?

Certamente a busca por uma padronização não é novidade para ninguém.

Afinal, há uma busca incessante pelo que chamamos de excelência operacional, e a Padronização de Processos é uma forma de alcançá-la.

Isso porque ao padronizar, os processos seguem um caminho único, o que diminui a possibilidade de que algum erro apareça durante a produção, ou seja, algum resultado fora do esperado, o que além de gerar mais custos, pode ocasionar também insatisfação do cliente. 

Mas, afinal, o que é Padronização de Processos?

Primeiramente, vamos relembrar o funcionamento básico de um processo: sempre há uma entrada, uma transformação e uma saída, que é o produto ou serviço final.

Uma analogia interessante é a receita de bolo: as entradas são os ingredientes, enquanto a mistura deles, o ato de colocar na assadeira e assar são a transformação.

Por fim, a saída é o bolo pronto. Mas esse evidentemente é um exemplo simples, com apenas uma operação.

Muitas vezes encontramos processos com várias operações. Nesses casos, é importante documentar todos esses procedimentos, colocando como deve ser realizado, por quem deve ser realizado, entre outras informações.

Além disso, é importante que esse material chegue aos colaboradores da empresa.

Dessa forma, os integrantes de diferentes equipes poderão consultá-lo sempre que necessário, e assim, executar o trabalho da forma mais adequada.

A informação é fundamental, pois os funcionários precisam saber o que é esperado deles dentro do processo, pois só assim, pode haver melhorias e modificações.

Por isso, a documentação é importante. Vemos aqui então o que é a padronização e de uma forma rápida a sua importância, tópico que vamos retomar ao longo do texto.

A real importância da Padronização de Processos

Além da excelência operacional, que já foi citada, qual a importância da padronização de processos? Há várias respostas para essa pergunta. Vamos a algumas delas:

Evitar variações no processo

Ter um processo padronizado é uma forma de fazer com que todos sigam os mesmos procedimentos para execução de determinada tarefa. Dessa forma, falhas e retrabalho são drasticamente reduzidos.

Fluxo definido

Com o processo documentado e a disposição para consultas, fica mais fácil de, em caso de dúvidas, o colaborador poder sanar suas dúvidas de forma rápida. Facilita também o treinamento de novos funcionários, ajudando a evitar diversas perguntas e dando espaço para que outras, talvez mais complexas, apareçam.

Podemos enxergar oportunidades de melhoria

Quando tudo acontece da mesma forma, conseguimos enxergar com clareza possíveis falhas e procurar maneiras de contorná-las. Portanto, vemos novamente a possibilidade de eliminar diversos custos.

Delegar atividades “sem dono”

Com a padronização, é possível definir donos para os processos, de forma que ele organize, auxilie os demais participantes e, caso haja algum problema, vá atrás de algum plano de ação. Para mais, fica mais claro o que deve ser cobrado daqueles que executam o processo.

Quais são os benefícios da Padronização de Processos?

Novamente, há várias respostas! Vou apresentar algumas:

Uso consciente dos recursos

Sabendo exatamente como deve ser feito o trabalho, é possível distribuir melhor os recursos e tomar decisões mais estratégicas de investimento

Menos retrabalho

Como eu já mencionei, quando há uma forma “correta” de se executar os processos, e todos seguem isso, as chances de erros e possíveis retrabalhos são diminuídas.

Aumento de Produtividade causado pela Padronização de Processos

Com a maior eficiência por conta da clareza do processo, a velocidade também aumenta, assim como a produtividade, seja qual for o serviço ou produto feito. Taylor e Ford já tinham essa visão anos atrás.

Motivação dos funcionários

Com as expectativas e responsabilidades claras, os funcionários certamente se sentem mais motivados em seus trabalhos, passando a ter um desempenho melhor e se engajando ainda mais com a equipe e com o trabalho.

Possível automatização

Entendendo melhor o processo, já fica mais fácil aplicar tecnologias e automatizar alguns processos e trazer uma produtividade ainda maior para sua empresa.

Como fazer uma Padronização de Processos?

Até aqui você já viu o que é a padronização de processos, qual a importância dela e os benefícios. Mas afinal, como você pode implantar isso na sua empresa? Vamos a um passo  a passo simples, mas muito eficiente.

Qual é o seu objetivo com a Padronização de Processos?

Primeiramente, nós devemos determinar o objetivo da padronização: queremos padronizar o que ocorre dentro de um departamento, ou toda a sequência de atividades que leva valor ao cliente?

Caso a resposta seja a opção 2, teremos um processo ponta a ponto, ou seja, que envolve vários departamentos e foca no que realmente é levado ao cliente. Aqui, como você pode ter em mente, há uma redução de custos interessante.

Como é o fluxo de atividades? É importante que todos participem!

Feita essa escolha, procure entender bem o processo a ser padronizado: qual é o objetivo dele? Quais são as entradas e saídas? Quem é o responsável? Quem participa? Quais atividades o compõe? Qual é o resultado esperado?

A partir disso, junte as informações e faça um mapeamento, que mostre de forma simples e clara tudo sobre o processo.

É importante que várias pessoas, de diferentes times participem do mapeamento, para que haja visões diferentes sobre a execução das atividades e como elas afetam cada departamento.

Lembrando que é necessário um consenso sobre como estará descrito na documentação, afinal, queremos uma padronização.

Simplifique!

Temos então um entendimento sobre o processo e o mapeamento. E agora? Para que todos consigam entender, simplifique o documento!

Coloque os detalhes necessários, sem excessos e (isso é essencial) utilize uma linguagem simples.

Descreva o processo como se fosse uma “história” e deixe evidente quais são os benefícios gerados.

Procure a melhor forma de treinar os colaboradores.

Aqui então temos já a descrição completa de tudo. Mas, como passar isso aos colaboradores de forma eficiente?

Procure fazer reuniões, explicando passo a passo e se mostrando disposto a tirar toda e qualquer dúvida. Ainda assim, é possível que muitas dúvidas surjam somente no momento da execução, algo normal em qualquer lugar.

Ademais, pode ser interessante fazer um acompanhamento mais próximo, pelo menos no início.

Lembre-se: Sempre devemos buscar melhorias.

Por fim, mas não menos importante, sempre que necessário, atualize o documento de padronização de processos.

Caso seja necessário, invista em tecnologia e automatize alguns processos. Ressalto aqui, que é importantíssimo prezar pela melhoria contínua.

A padronização de processos é feita para encontrar a melhor maneira de se executar um processo, e não para engessá-lo. Com isso em mente, sempre se lembre, o tempo passa e muita coisa muda, inclusive processos.