Em uma empresa, é essencial que todos os funcionários sejam capacitados para realizarem suas atividades e que conheçam de forma aprofundada os processos que compõem suas funções. Por esse motivo, é importante que a empresa possua a cultura de manter uma boa gestão do conhecimento. De forma que consiga propagar todas as informações adquiridas para todos os funcionários.
Toda a organização deve gerar e usar conhecimento. Desse modo, é necessário que a empresa se preocupe sempre em inovar seus processos, mas antes disso, solidificar e documentar o que já foi elaborado.
Primeiramente, uma forma de manter uma boa gestão do conhecimento dentro da empresa é pela realização de um mapeamento de processos. O mapeamento consiste em ter todos os processos que compõem as atividades realizadas na empresa descritas em um documento. Esse documento pode então ser difundido para todos e usado para capacitar os futuros funcionários da organização.
Vamos conhecer mais a fundo no que consiste a gestão do conhecimento e o porquê ela é essencial para qualquer organização.
O que é gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento consiste em guardar todas as informações adquiridas pelos funcionários na execução de uma atividade, elaboração de um novo processo ou ao cometer um erro. É importante que tudo falado anteriormente seja documentado, para que no futuro não seja necessário ter retrabalho para elaborar algo que já tenha sido feito anteriormente. Também é importante para que em futuras gestões da empresa, os funcionários novos possuam uma base de dados para saber lidar com os processos da empresa e que tenham argumentos para a tomada de decisões estratégicas.
Em muitas organizações, existem funcionários que ficam por décadas exercendo uma mesma função. Isso os torna extremamente experientes na realização de suas atividades e os permite ter pleno conhecimento para conseguir aprimorar a realização de suas atividades e inovar. No entanto, quando funcionários com muita experiência saem da empresa, muito conhecimento também é perdido. A gestão do conhecimento entra para suprir essa dor, pois lida da melhor forma para armazenar esse conhecimento e levá-lo para as próximas gestões.
Tudo o que um funcionário adquire de conhecimento ao trabalhar em sua função é chamado de conhecimento tácito. Ele consiste em informações com teor pessoal e subjetivo. Como por exemplo o fato de um funcionário de vendas saber quais tipos de clientes são mais propensos a fechar um negócio, ou um operário saber em quais máquinas existe maior tendência de apresentar problemas técnicos.
O conhecimento dos funcionários são uns dos bens mais valiosos de uma empresa. Dessa forma, então é dever dela se certificar que ele não seja perdido e que possa ser difundido de forma a ajudar a empresa no futuro. Os conhecimentos variam de competências acadêmicas, cursos, experiências cotidianas ou até mesmo por meio de conversas com outros funcionários.
3 etapas da gestão do conhecimento
O primeiro passo para começar a implementar a gestão do conhecimento na sua empresa é fazer o planejamento de quais processos serão mapeados. Ou seja, definir quais são os processos que são imprescindíveis para serem documentados e difundidos para a empresa. Alguns exemplos de processos que podem ser mapeados em uma indústria são: chegada das ordens de produção; checagem de estoque, realização de pedidos de matéria prima, produção dos produtos de venda e expedição.
Depois do planejamento, é iniciada a etapa de mapeamento de processos em si, na qual é feita a coleta de dados e os processos são passados para um fluxograma ou planilha, dependendo da metodologia utilizada. As metodologias de mapeamento de processos variam conforme o objetivo do mapeamento. Alguns exemplos das mais famosas são: BPMN, ARIS, SIPOC, Servpro, INPE, IDEF ou E-TOM.
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A terceira etapa da implantação da gestão do conhecimento é o monitoramento das informações que estão sendo documentadas. Além disso, são estabelecidos alguns indicadores para determinar se a gestão de conhecimentos está sendo feita de forma correta e se as informações necessárias estão sendo passadas de forma completa.
Por fim, se for necessário, é feita uma intervenção no processo de documentação. Caso as informações estivessem sido documentadas de forma incompleta ou com informações que não agregam tanto na gestão do conhecimento, é possível mudar a metodologia de mapeamento de processos ou determinar novos processos para serem mapeados.
Vamos entender melhor como funciona a segunda etapa da implantação da gestão do conhecimento, que é constituída pela realização da ferramenta de mapeamento de processos.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma ferramenta usada para documentar os processos e padronizá-los, de forma a identificar oportunidades de melhoria e identificação de gargalos. Essa ferramenta, além de ser importante para a gestão do conhecimento, ajuda as organizações a serem mais eficientes. Isso porque, evita confusões na realização dos processos e serão mais ágeis em sua execução.
Em resumo, o mapeamento torna claro e acessível tudo aquilo que já existe na empresa, e permite que o conhecimento possa ser difundido para todos. Isso acontece desde os gerentes, que têm uma visão mais ampla dos processos da empresa quanto dos funcionários novos, que conseguirão entender o funcionamento da empresa logo de início.
Ademias, para ter um mapeamento de processos certeiro, é necessário se atentar a algumas informações. Informações como: onde ocorre o processo, quais são os inputs do processo (entradas), quais os outputs do processo (saídas), quem são os responsáveis e quais os recursos necessários para o processo acontecer.
Para entender melhor como realizar um mapeamento de processos passo-a-passo, veja a matéria a seguir: https://liderjr.com/blog/guia-mapeamento-de-processos/
Em conclusão, é possível perceber a importância da gestão do conhecimento para todas as organizações. Ela facilita a localização de acesso à informações importantes referentes a todas as atividades realizadas no âmbito empresarial. Ela permite que todos os funcionários tenham acesso a forma correta de executar uma atividade e permite que eles possam propor inovações. Além de facilitar a análise de informações por parte do gerente, que ele terá uma visão macro de todos os processos. A gestão do conhecimento permite que ele tome decisões mais estratégicas para a empresa.
