Método 5S: pequenas mudanças, grandes resultados

“A empresa traz um produto de alta qualidade, inovador e com potencial de crescimento no mercado. Mas infelizmente seu ambiente interno de trabalho é desorganizado, sendo um gargalo para a expansão desse negócio.”
Apesar de ser um exemplo hipotético, a descrição acima se enquadra em muitos dos atuais empreendimentos.
Se você certamente identificou este problema como presente na sua empresa, leia esta matéria e entenda como o Método 5S pode ajudar a solucionar esse obstáculo.

Afinal, o que é o Método 5S?

O Método 5S é um método de gestão baseado em 5 palavras japonesas, os 5 sensos: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de padronização) e Shitsuke (senso de disciplina), que funcionam de forma integrada e complementar.
Resumidamente, esses 5 sensos dizem respeito aos processos que serão aplicados em um ambiente de trabalho a fim de deixá-lo mais harmônico e eficiente.
Tais procedimentos são simples e aplicáveis em qualquer empresa com qualquer legislação, porém trazendo imensos resultados. Eles englobam tanto a melhoria das relações humanas presentes, como a praticidade dos meios físicos e digitais utilizados internamente.
Explicada a teoria do Método 5S, vamos nos aprofundar mais em cada senso.

1) Seiri – Senso de utilização:

Esse primeiro senso diz respeito a análise de tudo o que é utilizado na empresa, de forma a selecionar o que deve continuar presente no local ou não, pensando na importância do objeto ou etapa analisada no decorrer do processo e buscando manter o equilíbrio.

Tais utilizações podem ser: materiais, equipamentos, mobílias, ferramentas, dados, etapas produtivas, etc.

Para começar a implementação deste senso, podem ser feitas algumas perguntas orientadoras, como: “Isso é realmente útil para a empresa?”, “Em que processo é útil?”, “Já existe algum outro objeto com a mesma função?”, “Podemos eliminar sem causar danos?”.

Após a execução do Seiri, temos como alguns dos resultados: redução de custos de estoque, aumento no ganho de espaços, maior clareza do que é utilizado e feito no decorrer dos processos e função dos objetos e etapas.

2) Seiton – Senso de organização:

Sequenciando os sensos, o Seiton tem a função de organizar o ambiente de trabalho, deixando-o mais prático e funcional após sabermos o que é útil dentro dele.

De forma prática, essa etapa irá alocar os objetos, mobílias, dados digitais, etapas para um local estratégico da empresa, pensando na funcionalidade do dia-a-dia.
Para isso, pode se utilizar ferramentas simples, como: etiquetas, post-its, painéis, lousas, quadros, cartazes, aplicativos, tudo que facilite a sinalização do local; bem como mobílias: armários, estantes, prateleiras.

Após a finalização desse senso, percebemos uma maior facilidade dos funcionários ao localizar o que precisam, otimizando o tempo e consequentemente os processos.

3) Seiso – Senso de limpeza:

Feito os dois primeiros sensos, é possível limpar o local de trabalho, eliminar tudo aquilo que após analisado a utilidade e organizado foi entendido como desnecessário para o andamento da empresa.

Neste momento, o raciocínio tende tanto a jogar fora materiais, mover para a lixeira digital dados inúteis, eliminar etapas produtivas que não possuem saída, quanto à limpar a energia do ambiente, excluir todos os fatores que geram atritos e estresses para os funcionários.

Entendido o que é a limpeza, é relevante observar que também é preciso entender o que tornava o local sujo, assim é possível eliminar as causas do problema e manter a ordem uma constante.

Terminado o Seiso, podemos notar uma queda no número de acidentes de trabalho, da ocupação desnecessária do espaço, em detrimento uma melhor conservação das ferramentas e relações do trabalho.

4) Seiktsu – Senso de padronização:

Até esse senso, muitas mudanças importantes foram feitas dentro da empresa, mas como tornar tudo isso constante? Como fazer com que as melhorias do ambiente sejam parte da rotina dos trabalhadores?

O Seiktsu complementa o método de forma a trazer uma solução para essa continuidade do sistema, ele transforma a organização da empresa uma constante, estabelecendo regras, lembretes, etc.

Com ele, fica perceptível a mecânica das atividades exercidas, trazendo um aumento da produtividade e facilidade do trabalho.

5) Shitsuke – Senso da disciplina:

Por último, mas não menos importante, o Shitsuke, senso da disciplina, pois de nada adianta aplicar todos os anteriores, se eles não forem mantidos. Dessa forma, o quinto senso vem como forma de sintetizar todas as ações realizadas até o momento.
Entendido todo o processo do Método 5S, vamos para um exemplo prático.

EXEMPLO PRÁTICO:
Considerando que a empresa hipotética descrita no início da matéria contratou os serviços da Líder Jr. para aplicar o Método 5S, iremos entender como os sensos são aplicados em um segmento específico: arquivos digitais.

● Ao começar o projeto, durante a aplicação do Senso de utilização, foram definidos todos os arquivos que possuíam motivos para ainda estarem salvos e todos que não;

● Então, foi iniciado o segundo senso, o de organização, em que foram criadas pastas nos computadores, alocando os arquivos de acordo com seus respectivos setores. Além disso, os nomes dos arquivos foram alterados, facilitando a localização de cada um;

● Ao aplicar a limpeza, todos aqueles arquivos que não tinham mais funcionalidade para empresa foram excluídos, liberando espaço no sistema e diminuindo a poluição visual;

● Para as pastas continuarem organizadas, foram estabelecidos padrões de nomes a serem colocados ao criar um novo arquivo. Ademais, foi feito um documento explicitando em quais pastas estes devem ser alocados;

● Ao ter tudo organizado, todos os funcionários receberam capacitação para manter a disciplina do local.