Saiba como desenvolver boas práticas de organização que vão refletir no sucesso de sua empresa

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Uma das principais características que mostra a saúde de sua empresa é a organização. Ela diz a eficiência de seus membros e processos. Assim, estar em um ambiente de trabalho organizado gera rapidez, efetividade e segurança. 

Vendo que tais características configuram empresas bem sucedidas, você não pode perder o que vem a seguir.

O que é organização?

Primeiramente, vale que levemos em conta o conceito do que é a organização. A partir disso, podemos entender os fatores que ajudam a gestão de uma empresa. Para isso, temos que, de acordo com o significado original, organização é a forma como se dispõe um sistema para atingir os resultados desejados.

Assim, temos em mente que os principais focos para a melhora da organização se dão através da descoberta da melhor estrutura para seu modelo de empresa para atingir metas e objetivos.

Considerando funcionários, controle de dados, distinção de setores e o foco, como um todo, da equipe, podemos perceber as principais razões para o bom funcionamento da empresa.

Como a estrutura de funcionários influencia meu negócio? Quais são suas variáveis?

Sabendo que todos os funcionários respondem a um chefe, cabe aos responsáveis pela gestão a definição de melhores formas para que esse processo ocorra.

Para isso, foram criadas as chamadas estruturas empresariais. Divididas em 3 formas, a escolha da estrutura correta permite que as empresas alcancem o máximo potencial de seus times. Em relação aos modelos, temos:

Organização Linear

Em primeiro lugar, vemos um tipo padrão de organização, muito usado em vários tipos de empresas. De forma mais clara, esse método geralmente trabalha com a divisão da empresa em grupos gerais que respondem a um líder, criando uma relação de hierarquia piramidal.

Quanto a isso, os funcionários mais básicos dentro da organização compõem a base da pirâmide. Enquanto seus gerentes ocupam o segundo posto. Isso até o presidente ou diretor da empresa, onde a ponta da pirâmide é representada.

Assim, trata-se de um modelo de fácil implantação, com responsabilidades claras aos cargos e decisões rápidas. No entanto, pela baixa participação da equipe nas tomadas de decisão, existe a tendência à menor criatividade e inovação na empresa. Além disso, é possível observar excesso de trabalho dos líderes durante o processo de gestão.

Organização Funcional

Nesse caso, é possível observar a divisão da equipe entre grupos especializados em áreas específicas, dando origem aos chamados “setores”.

Muito utilizado em pequenas e médias empresas pelo aproveitamento de conhecimentos, nesse modelo cada área é responsável por alguma área específica da organização. Com isso, a estrutura geralmente se encaixa bem em pequenas e médias empresas.

Sendo assim, apesar dos benefícios, algo a mostrar é a falta de comunicação entre os setores. Por tratarem-se de áreas diferentes, na maioria das vezes não existe troca de informações. Isso, por sua vez, pode levar a uma dificuldade nessas tarefas.

Outro ponto considerado é à exclusividade de trabalho em uma só área. Tendo em mente que sua rotina se baseia em um só setor, parte do potencial dos funcionários é desperdiçada. Logo, existe uma perda do sentido da produção como um todo, em um cenário panorâmico.

Organização Linha-Staff

Esse tipo de organização é diferente pois trata de uma combinação entre os dois modelos anteriores.

A forma de gerência dos outros times atua de forma isolada. Já em linha-staff os operários atuam tanto nas tomadas de decisão (funções de linha) quanto em assessoria (staff) dentre os diversos setores.

Portanto, uma área cabida dentro dessa forma de organização pode tanto fazer tarefas quanto aconselhar outros setores em busca de melhores resultados. Uma vez que os setores são ligados, trata-se de uma boa opção para grandes empresas.  

Em relação aos benefícios, é um bom modelo por conta das oportunidades de melhora devido a ajuda recebida. Também, a partir do compartilhamento de conhecimento, percebe-se a chance de maior interação entre as equipes.

No entanto, analisando os malefícios, temos duas principais ameaças. Em primeiro lugar, a possível perda de autonomia de setores devido a grande interferência de certos profissionais. E, em segundo lugar, a confusão gerada entre gestores e suas funções, devido ao fato de se inserirem em mesmos ambientes no processo. 

5 dicas de organização para a manutenção de uma empresa eficiente:

Portanto, agora que você já sabe um pouco mais sobre a organização das estruturas, trouxemos algumas dicas buscando evitar os erros e na busca de acertos em um ambiente empresarial.

Ou seja, dados os principais malefícios e os maiores benefícios organizacionais, foram desenvolvidas as dicas a seguir:

1) Estabeleça processos e padrões bem definidos

É importante que toda a equipe esteja alinhada aos princípios e etapas daquilo que soluciona. Para isso, é necessário que todos os segmentos de sua empresa estejam bem definidos.

Dessa forma, a produtividade é incentivada em um cenário onde todos os participantes da produção reconheçam sua contribuição no processo. Assim, a participação dos colaboradores aumenta dentro do desenvolvimento empresarial.

Com isso, solicitar um Mapeamento de Processos é uma ótima opção.

2) Gerencie a produção em um ambiente integrado entre times

Para um maior controle entre as atividades em equipe, use plataformas que permitam que você ou seus gestores declarem suas atividades, como Trello e Pipefy. Assim, todos dentro do processo conseguirão saber o andamento das etapas (dentro da empresa ou seus setores), promovendo a transparência.

3) Estabeleça metas

Buscando mostrar os trajetos do ano ou semestre, é interessante criar metas. Por conta principalmente pela questão da competição entre o trabalhador e o objetivo a ser alcançado.

Dessa forma, é possível saber a distância dos principais objetivos, criando um ambiente de determinação.

4) Administre propriamente seu tempo

Para obter um ambiente de trabalho organizado, é importante organizar principalmente seu tempo. Para isso, busque – por exemplo – priorizar tarefas, criar um cronograma para o gerenciamento de prazos e investir tempo na administração dos dados de sua empresa.

Dessa forma, sua produtividade será melhor a longo prazo. Além disso, a gestão do tempo gera também a menor sobrecarga do trabalho.

5) Invista na comunicação

Sabe-se que uma das questões mais importantes para o desenvolvimento de um serviço ideal é um time comprometido. A partir disso, leve essa questão para dentro do seu negócio.

Além disso, a comunicação entre os responsáveis pela realização aumenta o andamento e a produtividade.

Conclusão

Após ler o texto fica claro que quanto melhor a organização de uma empresa mais resultados ela trará. Além disso, mostra qual tipo de organização é o ideal para o tipo de sua empresa, analisando os benefícios e malefícios desses tipos. Por fim, é importante dizer que a organização é essencial para um bom ambiente de trabalho, no qual as metas da empresa são bem definidas assim como cada funcionário saberá sua função nos processos.

Entendendo sobre organização, é muito importante colocar na prática todas essas dicas, de forma que sua empresa seja otimizada e aumente lucros e seus processos. Por isso, a Líder Jr. te oferece um diagnóstico gratuito para entendermos suas dores e encontrarmos a melhor solução pro seu negócio.

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