Antes de mais nada, se você chegou aqui, provavelmente entende que algo precisa ser mudado na gestão de estoques da sua empresa. Certo?

Mas qual é o meu problema? Eu consigo resolvê-lo?

Primeiramente, por meio do estoque, conseguimos compreender toda a dinâmica de pontos vivos da empresa e entender o giro de produtos presente.

Em suma, se não está claro o que está entrando ou saindo, você pode estar perdendo um capital que gera mais previsibilidade nas vendas e receita direta da sua empresa.

Ademais, independentemente do setor, o estoque representa a materialização dos recursos da empresa, logo, sua má gestão pode comprometer a lucratividade, a produtividade e a saúde financeira da sua empresa.

Assim, o estoque é um dos ativos mais valiosos da empresa que o possui. Ter um estoque bem organizado e gerido significa precaução para danos nos produtos, para riscos de deterioração, de perda de produtos e até sua perda, em casos de estoques de alimentos por exemplo.

Assim, em um projeto recente realizado pela Líder, percebemos que o principal empecilho da empresa estava sendo encontrar as peças para a separação de pedidos no estoque da fábrica.

Desse modo, vou explicar aqui como conseguimos aumentar a produtividade da empresa em 25% e diminuir a movimentação em 40% com uma mudança de gestão de estoques e rearranjo físico, além de mostrar que isso é aplicável e necessário em outras empresas e indústrias que contam com estoques ainda pouco endereçados e organizados.

Como fazer a gestão de estoques? Um software é suficiente?

Em primeiro lugar, não há dúvidas de que um software pode auxiliar, e muito, em qualquer tipo de gestão, incluindo a gestão de estoques!

No entanto, para que os materiais sejam bem endereçados e organizados, é essencial que haja um estudo de todas as movimentações e giro dos produtos pela curva ABC para que sejam identificados os principais gargalos nesses processos e, assim, a organização do estoques seja feita visando aumentar a produtividade da empresa.

Portanto, vou mostrar aqui quais são os 6 passos para uma boa gestão de estoques na sua empresa.

1. Coleta e análise de dados

Primeiramente, na coleta de dados é muito importante que haja uma análise quantitativa e qualitativa de todos os setores e processos relacionados ao giro do estoque. Ou seja, esses são alguns dos documentos e análises necessárias para essa etapa inicial:

• Curva ABC (se tiverem pronta, se não, deve-se criá-la);
• Inventário;
• Mapeamento dos processos;
• Entrevistas com os funcionários;
• Observações e documentação de dados.

Além disso, se há interesse em analisar o payback dos investimentos necessários para endereçamento ou rearranjo físico, é possível fazer essa análise de custos por meio de um planejamento financeiro com dados coletados dos custos fixos e variáveis da empresa.

2. Metodologias e ferramentas para gestão de estoques

Muitas são as metodologias e ferramentas que podem ser exploradas para uma boa gestão dos estoques. Mas vou citar aqui algumas das quais têm sido essenciais para os nossos projetos.

Diagrama de prioridades

O diagrama de prioridades tem como objetivo visualizar de forma clara a ligação entre os setores, nos quais os pontos de referência devem ser analisados de acordo com o objetivo do projeto.

Neste exemplo, fizemos uma análise de setores de uma fábrica. Assim, em paralelo das linhas com colunas, a classificação 1 mostra prioridade máxima entre os setores, enquanto que a 5 indica mínima prioridade entre eles.

Desse modo, pode-se perceber que seria essencial que o estoque quase não precisa estar próximo da expedição. Sendo assim, é um ponto de atenção para almoxarifados que ficam próximos a expedição, por exemplo.

Classificação ABC

A classificação ABC, também conhecida como Lei de Pareto, diz que 80% dos seus resultados vem de 20% dos seus esforços. Assim, levando a metodologia para a gestão de estoques, a classificação se mostra essencial para o levantamento de prioridades na organização do estoque.

Por mais que essa classificação seja muito importante para a análise de giro do estoque, ela não considera os atributos de valor de toda a sua jornada de compra, como a rapidez de produção e sua relação de importância com os fornecedores.

Portanto, essa classificação serve como um ponto de apoio para a escolha do endereçamento de peças e produtos, complementando todas as análises necessárias.

AutoCAD

Para uma boa visualização das mudanças no estoque, é uma boa prática que a planta esteja disposta no AutoCAD para que o plano esteja pronto para possíveis mudanças.

Sketchup

Complementar ao AutoCAD, principalmente se temos muitas mudanças no arranjo física ou na disposição dos produtos em estoque, essa ferramenta oferece uma ótima visualização em 3D.

Assim, este é um exemplo de visualização em um projeto nosso de gestão de estoques.

3. O ponto de ressuprimento da gestão de estoques

Caso sua empresa ainda não tem um ponto de ressuprimento ou de reposição bem definido, você pode estar usando seus recursos financeiros com pouca previsibilidade, logo, perdendo dinheiro em forma de capital!

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Se sua empresa já o possui, pule para a próxima etapa! Se não, por onde devo começar?

De acordo com o livro Administração da Produção e Operações (2009), o ponto de reposição é o ponto no qual o estoque será igual a zero menos o lapso para um pedido chegar. Logo, você não pode deixar que falte estoque de acordo com o lead time do pedido para que o estoque não falte.

Para que você saiba qual é o ideal, existem 3 métodos:

• 1. Sistema de revisão contínua;
• 2. Sistema de revisão periódica;
• 3. Sistema de duas gavetas.

Portanto, para entendê-los, veja essa tabela comparativa para melhor entendimento.

Dessa maneira, o ponto de ressuprimento vai ser essencial para que o relacionamento com os fornecedores seja utilizado da melhor forma, entendendo melhor o seu estoque para a previsão de pedidos e até um melhor proveito de descontos, além de, é claro, não ter estoque parado.

4. Análise do arranjo físico

Diante do exposto anteriormente, visando diminuir custos gerados por movimentações excessivas e falta de previsibilidade na gestão de estoques, a disposição do local é muito importante nessa conta.

Os principais tópicos necessários para um bom layout são:

• Uso de equipamentos;
• Capacidade de localizar um item;
• Uso do espaço;
• Mapa de risco do local;
• Integração entre os setores;

Por conseguinte, o quanto for possível fazer um layout que favoreça a movimentação de acordado com os processos mapeados, maior será o output da melhoria na produtividade!

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Assim, um bom planejamento de layout deve assegurar a utilização máxima do espaço, estimular a estocagem mais econômica e a flexibilidade máxima entre os setores envolvimento.

5.  Endereçamento

O endereçamento tem como intuito tornar fácil a localização dos itens em estoque, ele pode ser feito por meio de planilhas e softwares ou de etiquetagem (tanto código de barras como rádio frequência – RFID).

Este é um exemplo de índice de uma planilha feita para a gestão de estoque, ao clicar em uma prateleira ou rua, você vai para a aba na qual os produtos localizados nele estão dispostos de acordo com a sua respectiva localização.

O endereçamento pode ser feito de 4 formas, sendo elas:

• Endereçamento fixo: nesse modelo, o ponto principal é que cada item no estoque tenha seu local bem definido. Dessa forma, é interessante que haja um planejamento de porcentagem do quanto cada bloco fixo deve ter de margem para que variações na demanda não afetem o endereçamento;
• Endereçamento por memória: esse é o modelo no qual não há regras, ou seja, os produtos podem ser colocados onde há espaço e ficar na memória de quem os organiza. Logo, são nesses modelos que se concentram os principais problemas de deslocamentos desnecessários;

Se seu problema está na organização dos estoques, a Líder pode te ajudar! Clique aqui para agendar um diagnóstico gratuito!

• Endereçamento rotativo: Para que esse modelo funcione, é necessária a utilização de um software de automação, visto que nele os itens irão sempre mudar de localização conforme hajam espaços sobrando;
• Endereçamento misto: como uma mistura dos fixo e rotativo, ele também é mais complexo, no qual, dependendo do item, ele pode ter um local fixo ou rotativo de acordo com seu giro. O uso de softwares também é essencial nesse modelo.

Para entender o endereçamento na prática, fica aqui um vídeo sobre a interface do almoxarifado com o estoque

6. Etiquetagem

Tendo um endereçamento bem definido, partimos para a etiquetagem na gestão de estoque, diferenciando as principais formas temos:

Código de Barras

• Cada código é criado e lido individualmente;
• Precisa-se de leitores a serem posicionados no produto;
• Não pode ser atualizado.

RFID

• O código do produto pode ser rastreado eletronicamente a tempo real e atualizado quando necessário;
• As etiquetas podem ser localizadas mesmo quando não estão visíveis;
• A informação pode ser atualizada quantas vezes necessário.

Portanto, fica evidente o fato de que, para uma informação a tempo real e mais simples, é essencial o uso de mais tecnologia e, consequentemente, mais investimentos. Ademais, cada empresa tem suas necessidades, ou seja, não é a tecnologia pela tecnologia, mas sim o que será mais simples e efetivo para a sua empresa.

Por onde devo começar minha gestão de estoques?

Para que os resultados apareçam, é essencial que haja comprometimento com a equipe da logística para começar, passo a passo, a estruturação de um estoque bem gerido.

Se não há tempo para que a própria equipe trabalhe nesse projeto, contratar uma empresa júnior pode ser uma boa opção para que a interface do embasamento teórico com a prática na empresa.