5S na prática: como implementar essa metodologia?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke compõem a implementação da Metodologia 5S na prática

A Metodologia 5S, com o intuito de reerguer as indústrias afetadas após a Segunda Guerra Mundial, consiste em um programa japonês de gestão de qualidade que busca a melhoria contínua do ambiente de trabalho. Seu maior objetivo é reduzir prejuízos, aumentando a produtividade e aprimorando o seu negócio. Mas a grande questão é: como implementar 5S na prática?

Leia mais sobre o surgimento e a evolução da Metodologia 5S.

Como colocar a Metodologia 5s na prática?

Para implementar na prática a Metodologia 5S, você precisa compreender que esse programa engloba 5 princípios, os quais são representados por um S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, definidos por utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina, respectivamente.

Entender cada um dos sensos é muito importante, pois simbolizam o estágio de execução da 5S, no qual o seu negócio se encontra. Vamos, portanto, entender detalhadamente cada um deles.

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Metodologia 5S na prática: senso de utilização (Seiri)

Senso de utilização distingue o que é usado com maior frequência

O senso de utilização possui, como objetivo, extinguir materiais pouco necessários e manter apenas o que é realmente importante. Por conseguinte, esta etapa verá o quão útil cada processo dentro de uma empresa ou indústria é para a sua produtividade.

Portanto, para você colocar esse princípio na prática, é necessário fazer uma divisão entre o que é utilizado com frequência, o que é pouco utilizado e o que não é utilizado em nenhuma situação.

Para a primeira situação, em que você usa o material com frequência, você deve mantê-lo por perto, como em uma mesa, gaveta ou no início de um corredor ou estoque. Já no caso contrário, em que é utilizado com baixa frequência, você deve manter esse material longe, como em um armário ou no fundo de um corredor. Para o último caso, você deve descartá-lo.

Dessa forma, ter um Mapeamento de Processos bem elaborado se faz fundamental para essa etapa.

Aplicando a 5S na prática, em específico esse senso, as empresas podem diminuir as despesas e desperdícios. Além disso, é possível ter um ganho de espaço, reaproveitamento de recursos e aumento de produtividade.

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Senso de organização (Seiton)

Na implementação da Metodologia 5S na prática, o senso de organização consiste em definir estrategicamente os melhores locais para os produtos e materiais

O segundo senso, de organização, define os melhores locais para guardar os materiais de acordo com a sua frequência de uso. As pessoas o confundem, facilmente, com o senso de utilização, mas a distinção é clara. O senso de utilização é o primeiro passo, em que você apenas define o que é utilizável ou não. Já o senso de organização realiza a alocação funcional e estratégica dos materiais para que o mais utilizado tenha um acesso rápido e fácil.

Esse passo é muito importante para que, futuramente, todos os funcionários da empresa saibam exatamente onde cada informação ou material se encontra. Além disso, se aplicado corretamente, poderá poupar tempo de busca por informações ou materiais.

Portanto, além do ganho de tempo e redução de retrabalho, outros benefícios proporcionados por esse senso são a agilidade na transmissão de informações, diminuição do cansaço e, consequentemente, aumento da produtividade, consequências extremamente positivas vindas da implementação da Metodologia 5S na prática.

Um exemplo muito comum é o tempo que muitos funcionários gastam nas empresas procurando por documentos. Deixar todos eles juntos, guardados em um mesmo local e etiquetados com suas finalidades, irá reduzir todo o tempo gasto para procurá-los, sendo possível usufruir desse tempo economizado para realizar outras atividades. Porém, para que isso se mantenha a longo prazo, é essencial manter tudo organizado.

Senso de limpeza (Seiso)

Senso de limpeza vai além do simples fato de limpar

O senso de limpeza possui o objetivo de deixar os ambientes menos poluídos visualmente, garantindo uma melhor qualidade de trabalho para os funcionários.

Para tanto, esse senso preza pela responsabilização de todos os funcionários. Isso inclui ver algo no lugar errado e alocá-lo corretamente, independente de quem tenha bagunçado. Outra ação de grande importância é a eliminação das causas da sujeira, fazendo com que o ambiente se mantenha limpo por mais tempo.

A partir disso, diversas melhorias serão vistas no local de trabalho, como a redução dos riscos de acidentes, pensamento de bem estar coletivo e individual e melhores condições de trabalho e higiene para os funcionários.

Um caso que exemplifica isso é um estoque em que muitas caixas ficam empilhadas e no meio do caminho. Com isso, os funcionários possuem dificuldades para se movimentarem pelo local e também não conseguem limpá-lo completamente, contaminando os produtos com sujeira.

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Senso de padronização (Seiketsu)

Ao aplicar a Metodologia 5S na prática, o senso de padronização torna regras parte da rotina

O senso de padronização consiste no estabelecimento de processos para garantir um bom funcionamento da empresa, como auditorias. Ele transforma o programa em uma rotina e facilita sua aplicação. Metaforicamente falando, esse senso serve como um guia e manual para todos os funcionários. Para tanto, é necessário conservar tudo o que foi feito anteriormente. A questão é apenas como.

É essencial que todos entendam qual é o padrão de comportamento esperado pelo local e segui-lo. Os funcionários devem compreender que devem seguir as regras e incluí-las na cultura da empresa. Também, devem ser realizados treinamentos com os funcionários para que todos entendam o que é a metodologia 5S, a sua importância e o seu impacto. Assim, saberão como contribuem para manter uma boa convivência e produtividade no ambiente de trabalho.

Dessa forma, ter um Planejamento Estratégico bem elaborado se faz fundamental para essa etapa.

Essa etapa, por mais teórica que seja, traz também muitos benefícios, como o desenvolvimento do espírito de equipe, um maior entendimento sobre as regras e uma melhoria da imagem da empresa interna e externamente.

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Senso de disciplina (Shitsuke)

Senso de disciplina é incluir todos os funcionários nos sensos

Para finalizar, no senso de disciplina os colaboradores internalizam os 4 primeiros princípios da metodologia 5S para garantir a sua implementação. Assim, o programa fluirá de maneira natural, uma vez que é importante para todos.

A partir do momento em que todos os funcionários possuem o discernimento sobre o que devem fazer para manter o ambiente organizado e limpo, a relação interna é aprimorada e a implementação da cultura de excelência é agilizada.

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Colocando a Metodologia 5S na prática

Além de tudo o que já foi mostrado, há ainda outras ações que você deve fazer para conseguir implementar toda a metodologia 5S na prática.

Antes de tudo, você deve coletar as percepções de todos que trabalham na empresa. Assim, será possível ter diferentes visões sobre as principais dificuldades em relação à organização ou prática de atividades.

Depois, as informações cruzarão com imagens do ambiente do trabalho, observando a parte visual. Isso possibilitará a identificação dos principais pontos de melhoria do ambiente.

Após identificar o que deve ser trabalhado, planos de implantação devem ser feitos com ações pragmáticas. Para isso, um bom passo é elaborar auditorias, passando por todos os sensos, e que tenham indicadores mensuráveis.

E por fim, possa esperar por um aumento da produtividade, melhoria no ambiente de trabalho e um aprimoramento do seu negócio!

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