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5W2H: crie planos de ação eficientes para sua empresa

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Possivelmente você não conheça, mas a 5W2H é uma ferramenta muito útil para criação de planos de ação eficientes para sua empresa e seus projetos. Na atual era digital, na qual as empresas são desafiadas a agir com agilidade e assertividade para resolver problemas e inovar, pensar fora da caixa é fundamental. Assim, observa-se a importância de um planejamento estratégico e a definição de metas para o crescimento de seu negócio, para auxiliá-lo a encontrar o caminho certo para o sucesso. Saiba mais em: Como definir metas para que meu negócio tenha sucesso! Entretanto, mesmo com um plano estratégico em mãos, uma situação comum entre empreendedores, é a dificuldade em tirar as metas do papel. Dessa forma, as ferramentas de gestão tornam-se grandes aliadas nesse objetivo, otimizando tempo e dinheiro. Mas o que é 5W2H? A 5W2H é uma ferramenta de gestão muito utilizada na administração de empresas para determinar uma sequência de ações e responsáveis em busca de uma meta ou objetivo específico. Assim, é realizada uma simples sequência de 7 etapas, ou perguntas, definidas por 5 perguntas W e 2 perguntas H, originalmente na língua inglesa. As perguntas feitas no 5W2H são: What – O que será feito? (etapas) Why – Por que será feito? (justificativa) Where – Onde será feito? (local) When – Quando será feito? (tempo) Who – Por quem será feito? (responsabilidade) How – Como será feito? (método) How much – Quanto custará fazer? (custo) Onde e quando utilizar a 5W2H? Apesar de, como dito anteriormente, a ferramenta ser muito empregada em empresas, ela pode ser utilizada em diversas situações, inclusive naquelas que não dizem respeito aos negócios. Nas empresas, pode ser útil desde a criação de produtos até questões sustentáveis, como a redução do consumo de água ou energia, por exemplo. Enquanto em outros âmbitos, pode ser usado para a realização de projetos pessoais, como uma viagem dos sonhos. Afinal, ajuda a aprimorar o planejamento de qualquer atividade assim como a resolução de problemas. É uma ferramenta que traz muita autonomia, pois você pode utilizá-la da forma que quiser. Ela pode ser aplicada tanto de modo manual quanto com o auxílio da tecnologia. Assim como as perguntas podem ser respondidas em formato de tópicos ou organizadas em uma tabela, como a famosa matriz 5W2H, que apresentaremos logo abaixo. Como responder cada uma das perguntas corretamente? Inicialmente, antes de utilizar o 5W2H em sua empresa, é ideal que se identifique um problema ou projeto que deseja alcançar. A partir deste problema, enfim entenda como cada uma dessas letras podem ajudar você a solucioná-lo se respondidas da forma ideal 1. What A primeira pergunta – e aquela que irá nortear todo o seu planejamento, – é: o que será feito? A partir dela, você irá identificar e detalhar o problema ou projeto em detalhes e o que deve ser feito para resolvê-lo. Portanto, a resposta é o objetivo que se almeja. 2. Why Por que isso será feito? É importante declarar as razões que justificam a meta escolhida e as atividades que posteriormente serão feitas para que a mesma seja alcançada. 3. Where Onde será feito? Isto é, onde se encontra o problema que será resolvido? A terceira pergunta e etapa do plano de ação 5W2H, apesar de parecer óbvia e que para muitos seria definida como a empresa toda, é necessária para detalhar onde o problema realmente se encontra, focando as atenções dos planos de ação nela. 4. When Quando será feito? Eis a pergunta a ser feita neste momento. É muito importante a definição da data de execução da ação, considerando que todo planejamento tem um prazo e para atingir esse prazo, as tarefas propostas devem ser realizadas a tempo. Isto é, é interessante saber quando deve-se ocorrer e qual a duração de cada ação, podendo ser criado também, caso você prefira, um cronograma de ações para melhor organizar seus processos. 5. Who Quem irá fazer? Antes de responder essa pergunta, é essencial ter claro quais as pessoas associadas ao problema. Dessa forma, fica mais fácil definir quem será o responsável por te ajudar a solucioná-lo. Pois, se escolher as pessoas erradas, todas as demais definições podem ser comprometidas, como o prazo e os custos que você deseja para cumprir seu objetivo, podendo atingir valores maiores do que o necessário e esperado. 6. How Como será feito? Assim como na primeira pergunta do seu plano de ação 5W2H você definiu o que será feito, chegou o momento de detalhar a forma – ou caminho –, que será seguido para atingir seu objetivo. Portanto, este é momento para ser o mais específico possível, pensando no processo que precisa ser feito para chegar até a meta. É necessário detalhar bem nesse momento, pois não é possível colocar uma estratégia em ação sem imaginar os detalhes para cumpri-la. Dessa forma, estabeleça um plano de ação para cada ação necessária, tornando a meta mais alcançável e clara. 7. How much A última pergunta – mas não menos importante que as anteriores – é: quanto irá gastar? Para responder essa pergunta, é necessário levar em consideração todas as etapas realizadas no plano de ação, considerando todos os gastos encontrados em cada uma delas. Saiba mais sobre como organizar as finanças da sua empresa! Considere todas as despesas possíveis: gastos com pessoas, processos, campanhas, entre outros. Somente assim será possível analisar e entender se ele se encaixa ou não à realidade financeira da sua empresa. Entretanto, caso esse valor seja superior ao orçamento disponível, você verá a necessidade de fazer algumas modificações no seu plano de ação, como mudanças nas ações e prazos para reduzir o custo total do projeto. O importante nessa última etapa é entender todos os seus custos para não ser surpreendido durante a execução do seu projeto. A matriz 5W2H Como citado anteriormente, a ferramenta tem diversas formas de ser explorada. Entretanto, a mais comum é a matriz 5W2H, exemplificada abaixo. Nela, podemos observar que a primeira coluna é reservada para as 7 perguntas a serem feitas,

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Mapeamento de Processos: como fazer em 11 passos?

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Neste guia, vamos entender primeiramente o que é o mapeamento de processos. Ele é um método que facilita o entendimento do fluxo de seu negócio, apresentando cada etapa da operação do processo produtivo de determinado serviço ou produto. Dessa forma, é uma ferramenta visual que apresenta etapas como operação, movimento/transporte, ponto de decisão, inspeção, espera e armazenagem, tomada de decisão, entradas e saídas. Assim, na construção do mapa de processos, cada uma dessas etapas possui um símbolo pré-determinado, que são sequenciados de acordo com a ordem de produção em que há um detalhamento dessas ações, facilitando assim o conhecimento de seu negócio e seus estágios. Sua determinação é fundamental para melhoria de processos, pois a partir de uma descrição visual bem estruturada do fluxo de trabalho, são analisados pontos fortes da produção e melhorias que podem influenciar totalmente na produtividade e no lucro da empresa, facilitando a percepção dos pontos que necessitam aperfeiçoamento e permitindo que sejam tomados planos de ação corretivos. Bem como, geralmente as melhorias analisadas são pontos como retrabalho, operações desnecessárias, gargalos, ações que podem ser agilizadas com alguma alteração, alto custo, dentre outros. Seu objetivo é esclarecer todas as relações do processo produtivo de determinado produto ou serviço e, assim projetar a transformação das entradas na saída com um sequenciamento bem definido, apontando a mão-de-obra envolvida, os insumos e as ações realizadas. Qual sua importância? O Mapeamento de Processos é essencial para o gerenciamento e controle de seu negócio, pois apresenta o sequenciamento das ações tomadas, facilitando o conhecimento do processo como um todo, a partir da criação de um esquema. A análise do que está realmente sendo feito na empresa e suas etapas se torna muito mais prática e fácil. Ele é importante para apontar e gerar novas possíveis correções no seu negócio para atingir sua produtividade máxima. Um exemplo dessas correções que podem ser tomadas é a cronoanálise, em que um processo pode estar com tempo padrão errado, ou ao contrário, a partir deste guia mapeamento de processos vê-se a necessidade de um processo novo que facilite os outros, e assim gerar a necessidade de cronometrá-lo ou também de fazer uma nova cronometragem em um processo já existente. Em suma, suas maiores importâncias são: A padronização de atividades, para facilitar a tomada de decisões; O controle financeiro para redução de processos que causem desperdícios e consequentemente dinheiro gasto sem necessidade; Com as atividades mapeadas, as ações a serem tomadas se tornam claras e assim facilitam a comunicação para os funcionários realmente terem conhecimento do que devem fazer no tempo correto e com os materiais necessários, criando na empresa uma cultura de padronização e evitando falhas. Veja como a Agrella & Agostine padronizou seus processos! Tipos de Mapeamento de Processos Fluxograma Antes de mais nada, o tipo de mapeamento mais simples, que sintetiza um processo a partir de símbolos, demonstrando uma relação de início, meio e fim de uma produção. Por ser o primeiro, foi sendo complementado por vários outros tipos de mapeamento que serão apontados. Ele possui símbolos pré-definidos que podem ser estabelecidos diante de padrões como o da ANSI (American National Standard Institute), porém mesmo com essa padronização ainda pode haver variações. Os símbolos mais utilizados são: Pode ser dividido em: Fluxograma de Processos Simples É composto apenas por blocos, com tomadas de decisão, é a forma mais simples de sequenciar os processos. Fluxograma Funcional Separa os processos por áreas responsáveis como compras, finanças, estoque, produção e pagamento e aloca as atividades de acordo com suas correspondentes áreas. Fluxograma Vertical A princípio, ele organiza as atividades de maneira vertical com um sequenciamento direto das atividades, ligando-as a partir dos símbolos. O Fluxograma Vertical permite um maior detalhamento da atividade atual com uma descrição lateral para a etapa, facilitando visualmente a análise do guia mapeamento de processos. Mapofluxograma Bem como, é uma combinação entre o fluxograma de processos e o layout da área em que a atividade se desenvolve. Sua vantagem é a visualização do processo conjunto ao layout da área, conseguindo analisar e determinar os transportes de acordo com o espaço. BPMN (Business Process Model and Notation) A princípio, essa é a metodologia mais utilizada atualmente, é mais complexo que as outras e é indicado para descrever processos de negócio com mais etapas. Assim também, uma representação gráfica, que possui mais recursos que a notação de fluxograma, já que consegue representar melhor os processos mais difíceis. Uma das plataformas utilizadas é a HEFLO, que gerencia os processos de negócios em nuvem Como fazer o Mapeamento de Processos em 11 passos simples? Passo 1: Determinando seus objetivos Desde já, a ideia de determinar os objetivos consiste em saber e entender o que deve ser buscado. Tal definição poupa esforço e auxilia em traçar o caminho ideal para melhorar seus procedimentos. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo realizar esse mapeamento?”. A resposta em si levará à definição dos objetivos de forma natural, onde serão instituídos no mapeamento de processos os significados de cada ação. Ainda assim, dentro de toda cadeia de valor da empresa, cada processo tem um objetivo específico que, ao ser levado em conta no conjunto das atividades da organização, colabora para atingir seus objetivos finais. Neste momento, é preciso entender qual o papel deste processo em análise dentro do limite de suas atividades: Qual o motivo dele existir? O que o processo tenta realizar? Qual é a sua criticidade? Que riscos estão envolvidos no processo? Existem normas e regulamentações associadas ao processo? Nesse sentido, o objetivo nessa questão é identificar uma lista de processos a serem mapeados. Sendo conhecido também como “macroprocessos”. As metas de sua empresa devem direcionar os objetivos dos processos dentro dela. Assim, os direcionamentos resultam na necessidade de refletir sobre o papel das atividades que estão sendo realizadas e o que elas estão oferecendo como resultado. Portanto, estes são alguns pontos importantes que deve-se refletir sobre cada processo: Os objetivos de cada processo; As atividades estão cumprindo o seu propósito; Se existem pontos críticos, entraves ou

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Por que toda empresa deveria aplicar o 5S?

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Conhecer uma metodologia que toda empresa deveria ter pode parecer difícil, mas quando falamos em acabar com a desorganização, com o ambiente desagradável e perigoso, realmente todos deveriam se interessar. A metodologia 5S nada mais é do que uma cultura do lean manufacturing originada no Japão em um momento de reestruturação após a Segunda Guerra Mundial, com o intuito de garantir a qualidade dos processos, promover disciplina e segurança no ambiente de trabalho, para as empresas terem um aumento da produtividade com qualidade e segurança. O método é baseado na aplicação de cinco princípios básicos, representados pelas palavras japonesas Seiri ou sendo de utilização, Seiton ou senso de organização, Seiso ou senso de limpeza, Seiketsu ou senso de normalização e Shitsuke ou senso de disciplina. Veja como a Felipelli obteve grandes resultados com a metodologia! Seiri Significa utilizar recursos com equilíbrio e bom senso, ou seja, aqui nos leva a alguns questionamentos, como por exemplo: “isso ainda é necessário?” Portanto, esse é o momento de se fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da sua empresa, separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, ocasionalmente, ficar ocupando o espaço que poderia ser produtivo. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados. Ganho de espaço Facilidade de limpeza e manutenção Melhor controle dos estoques Redução de custos Seiton Já o Seiton, é sinônimo de organização, pois pode ser entendido como a importância de se ter todos os objetos disponíveis de maneira que possam ser acessados e utilizados imediatamente, de forma rápida e simples. Para isso é importante estabelecer padrões e utilizar algumas ferramentas simples como painéis, etiquetas, estantes, para deixar tudo o mais organizado possível. Todos objetos devem ter seu lugar específico e devem localizar-se próximo ao local de utilização. Ao aplicar esse ‘S’, você ganha economia de tempo e facilidade na localização de ferramentas e objetos. Podemos identificar como resultados do senso de organização: Economia de tempo Facilidade na localização das ferramentas Redução de pontos inseguros Seiso No terceiro S (senso de limpeza) é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado: Ambiente saudável e agradável Redução da possibilidade de acidentes Melhor conservação de ferramentas e equipamentos Melhoria no relacionamento interpessoal Seiketsu O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (utilização, organização e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito: Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas Equilíbrio físico e mental Melhoria das áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc) Melhoria nas condições de segurança Leia também sobre Design Thinking: como aplicar ao seu negócio Shitsuke O último dos cinco princípios é definido pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com os princípios anteriores. A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa. Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha: Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho Trabalho diário agradável Melhoria nas relações humanas Valorização do ser humano Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos Tem interesse em aumentar a produtividade de sua empresa? Acompanhe nosso outro artigo! Conclusão Vale lembrar que a metodologia 5S é a porta de entrada para a implementação do Lean Manufacturing em qualquer empresa, visto que o 5S por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo, os processos se tornem mais organizados e sistematizados, facilitando as operações, reduzindo perdas de material e otimizando o tempo empregado nas tarefas. E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre a produtividade dos funcionários, com a segurança no local de trabalho aumentando, assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade. Outros benefícios são vistos pela menor necessidade de controle, assim como pelo aumento da previsibilidade das operações e da confiabilidade dos processos. Quer implementar a Metodologia 5S em sua empresa? Conte com a Líder jr. para garantir uma solução eficiente e personalizada. Entre em contato conosco e agende já um diagnóstico!

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Agrella & Agostine: como padronizaram seus processos

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1. Sobre a Agrella & Agostine Localizada em Sorocaba, a Agrella & Agostine Marcenaria tem o propósito de criar soluções inovadoras, integradas e de relevância em projetos de móveis. Seu foco é em produção de móveis convencionais ou exclusivos para todas as áreas: residenciais, comerciais, hotelarias e hospitalares. Dessa forma, oferecem atendimento diferenciado e projetos personalizados, realizados por profissionais competentes e capacitados, utilizando apenas materiais de primeira linha, de forma a garantir assim ainda mais a alta qualidade de seus serviços. 2. O Desafio Como a empresa vem expandindo sua marca no ramo juntamente com projetos de qualidade, viu-se a necessidade de ter seus processos bem descritos e mapeados, pensando assim no potencial de melhorar seus processos, logo depois identificar potenciais de melhoria, e assim ter seus procedimentos mais consolidados para implementar melhorias na marcenaria. Para isso, era necessário conhecer detalhadamente cada ciclo de produção e padronizá-los. Como a empresa vem expandindo sua marca no ramo juntamente com projetos de qualidade, viu-se a necessidade de ter seus processos bem descritos e mapeados, pensando assim no potencial de melhorar seus processos, logo depois identificar potenciais de melhoria, e assim ter seus procedimentos mais consolidados para implementar melhorias na marcenaria. Para isso, era necessário conhecer detalhadamente cada ciclo de produção e padronizá-los. Em vista disso, a Líder Jr. assim se comprometeu a impulsionar o desenvolvimento da marca através de um mapeamento de processos e equipe de gestão. O desafio foi formalizar todos os dados dos processos mapeados, analisá-los e padronizar funções específicas dos funcionários e equipes . Além disso, a etapa de sugestões de melhoria foi parte de grande importância para identificar possíveis melhorias para enfim melhorar a produtividade da Marcenaria. Ficou interessado em ler sobre Mapeamento de Processos? Agende já um diagnóstico gratuito! 3. Conhecimentos utilizados nesse projeto Coleta de dados Nessa etapa, foram realizadas visitas à empresa com o intuito de coletar informações por meio da observação e entrevistas aos funcionários, assim formalizando o conhecimento adquirido a fim de guiar os próximos passos. Mapeamento e descrição dos processos Nessa etapa, foram elaborados os fluxogramas no programa Heflo dos processos dos principais produtos da Marcenaria Agrella & Agostine e relatórios com descrições detalhadas de todas as atividades envolvidas em seus processos, tornando-os mais visuais e padronizados para assim haver um estudo e análise. Análise e sugestões de melhoria Posteriormente, a análise do mapeamento aparece como uma fase muito importante a fim de identificar possíveis oportunidades de melhorias. Equipe de gestão Logo depois da padronização dos processos e seus modelos mapeados, foi feita uma especificação das funções de cada funcionário da empresa, sendo essa a segunda solução para a Marcenaria. Assim, foram montadas equipes considerando em ordem de prioridade as habilidades necessárias para cada etapa de produção, dessa forma garantindo uma melhor organização em equipes. 4. Impactos e Resultados Dessa forma, foi possível ter os processos da empresa mapeados e padronizados, com responsáveis e funções bem definidas em equipes de trabalho. Além disso, foram sugeridas melhorias que possibilitam a diminuição de desperdícios e redução de movimentações na Marcenaria. Ao final do projeto, o cliente se surpreendeu com a qualidade das entregas, posteriormente dizendo que foi 50% mais do que ele esperava.

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Processo produtivo: mapeie o seu e tenha mais lucro!

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A princípio, um processo produtivo pode ser caracterizado pela união de atividades que têm como finalidade serem geradoras de um produto ou serviço que será entregue ao cliente. Quando muitas atividades são realizadas dentro de uma organização, ou até no dia a dia de seus funcionários, o controle do que está sendo realizado e se é feito da melhor forma, pode passar despercebido. Por isso, o mapeamento de processos é extremamente necessário em toda empresa, ele é o entendimento de como é feito determinado procedimento e quais medidas podem ser adotadas a fim de que seja realizado da melhor forma, otimizando não só o tempo, mas também podendo analisar possíveis desperdícios ao longo do processo. Leia também sobre o mapeamento de processos e sua necessidade! Entretanto, é importante que todas as áreas estejam alinhadas com seus deveres. O mapeamento de processos une os processos realizados de forma dispersa e colaboradores que talvez não estejam vendo com nitidez suas responsabilidades. O mapeamento de processos pode ser feito com base em alguns métodos, mas necessita ser realizado por uma equipe capacitada e que tenha habilidade ao encontrar as dores durante o processo e achar a melhor forma de sana-las. Caso o Mapeamento seja feito de forma errada, irá trazer mais problemas à sua empresa. Benefícios Uma cadeia de processos mal estruturada coloca em jogo: Credibilidade; Eficácia; Lucro da sua organização. Portanto, esses problemas podem causar um tsunami de impasses para todos, desde a desmotivação dos colaboradores até a queda da produtividade geral da sua empresa. Bem como, os impactos positivos do mapeamento de processos podem ser indiretos ou diretos. Os diretos, por sua vez, envolvem a eliminação de tarefas feitas repetidas vezes sem motivo real causando cansaço desnecessário, realinhar os deveres e direitos dos funcionários de cada área, definir uma sequência de procedimentos da gestão e do operacional e entre outros. Leia também sobre Design Thinking: como aplicar ao seu negócio Como dito anteriormente, os benefícios do mapeamento de processos são muitos, podendo ir da área administrativa até a de produção, ajudando em gargalos no funil e facilitando a administração do gestor. Portanto, o trabalho de todos é facilitado com o mapeamento de processos. Uma vez que, os fluxogramas gerados pela coleta de dados, ajuda de forma visual a vermos com nitidez os processos dentro de uma indústria e analisarmos através da pergunta fundamental: “Isso é necessário?”. A eliminação de processos que cansam os funcionários e não têm um real motivo é a principal causa do aumento da produtividade. A importância do mapeamento de processos O mapeamento de processos é extremamente importante, mas também é necessário que você saiba bem sobre seus clientes e sua concorrência. Para entender mais acesse CANVAS: O QUE É E BENEFÍCIOS PARA UM PLANO DE NEGÓCIOS. Para saber como melhorar, é necessário que os gestores saibam o que e o porquê melhorar, e isso só é possível através do mapeamento de processos. Uma vez que, através desse serviço, é estabelecido quais são as dores presentes na empresa. O mapeamento é um serviço feito na base de diálogo, onde os analistas vão entender todos os processos da empresa. Por conta disso, todos devem estar dispostos a fornecerem informações que, por fim, irão montar o Mapeamento de Processos. Muito além de uma avaliação, é necessário a união e colaboração dos membros da equipe. Os dados recolhidos pelos “mapeadores” são alinhados e analisados, de modo que sejam obtidos se encontram os principais gargalos da produção. Em suma, a Líder Jr. possui uma solução estruturada e muito bem embasada, que vai desde a coleta de dados até a sugestão de melhorias. Leia ainda mais sobre benefícios sobre o mapeamento em: Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa. O mapeamento de processos nas indústrias Nos processos industriais, o mapeamento é ainda mais importante. Uma vez que, dentro da indústria, questões como segurança e máxima otimização do tempo são seguidas à risca. Saiba mais sobre a indústria 4.0: domine as estratégias por trás Deste modo, é de extrema necessidade que esteja nítido a todos os membros seus deveres. Já que, se um errar, pode comprometer a segurança e a vida de outros colegas de trabalho! Esse fator tem que ser sempre priorizado. Tem de haver uma padronização no dia a dia e, quando eventos atípicos ocorrerem, ter uma sequência de ações pré-estabelecida. Bem como, o Mapeamento de Processos ajuda na otimização de tempo. Seja na eliminação de processos repetitivos sem necessidade através da análise minuciosa de cada uma das ações de uma cadeia, seja nos membros com sua produtividade aumentada. Para saber sobre casos de Mapeamento de Processos em grandes empresas acesse: 6 ótimos exemplos de Mapeamento de Processos em empresas Uma indústria com processos bem estabelecidos e funcionários que têm claro suas funções, com certeza estão na frente de seus concorrentes. Estrutura do mapeamento de processos O mapeamento é dividido de modo que se possa entender ainda mais o funcionamento da empresa. A divisão é feita da seguinte forma: Saber exatamente onde nosso cliente quer chegar, para isso, é necessário um diálogo para alinharmos as expectativas iniciais e fazermos delas realidade no final do serviço. Cada processo é questionado e a razão da sua existência é avaliado cuidadosamente; Outro ponto de atenção é a necessidade do entendimento das entregas realizadas no final de cada processo, elas agregam valor ao seu serviço conforme o andamento na cadeia produtiva. Entretanto há, ainda, outras etapas do Mapeamento de Processos. Todas elas seguindo um padrão e visando entender o que realmente é necessário e o que está sendo feito apenas no “piloto automático”. Por isso, deve se tomar muito cuidado ao julgar a utilidade de um processo, portanto, leva-se em consideração todos os fatores, desde o humano até o financeiro. Como a Líder faz? A princípio, a Líder tem um time preparado para fazer o Mapeamento de Processos. Nosso time: Coleta de dados; Mapeamento de Processos; Análise dos processos; Sugestão de Melhoria. O objetivo sempre é ajudar você a ter soluções para otimizar tempo

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Acreditação: benefícios com um mapeamento de processos

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A Organização Nacional de Acreditação (ONA) é uma entidade privada que surgiu em 1999, no intuito de coordenar o Sistema Brasileiro de Acreditação. Ao todo, cerca de 955 instituições foram acreditadas no período entre 1999 e 2013, sendo assim a ONA a maior e mais importante acreditação existente. Segundo o próprio site da ONA: “A Acreditação é um método de avaliação e certificação que busca, por meio de padrões e requisitos previamente definidos, promover a qualidade e a segurança da assistência no setor de saúde”. Assim, para ser acreditada, a organização precisa comprovadamente atender aos padrões definidos pela ONA, reconhecidos internacionalmente.” Quais os benefícios de possuir uma certificação ONA? Dentre os principais benefícios de possuir uma certificação ONA, podemos citar: Garantir maior segurança para pacientes e funcionários; Maior qualidade no atendimento; Implementação da melhoria contínua dentro da instituição; Melhoria no gerenciamento da unidade; Ou seja, certificar a qualidade do seu serviço é mais do que mostrar ao cliente que você se preocupa em prestar um atendimento de alto nível a ele. Além disso, a ONA também ajuda as instituições de saúde a atuar com mais segurança nesse campo de atenção com a qualidade de vida da população, trazendo resultados visivelmente significativos para os pacientes, diminuindo tempo de espera e atendimento, números de erros durante o atendimento, etc. Quais instituições podem obter essa certificação? Portanto, a acreditação ONA é utilizada para mensurar e garantir a qualidade dos serviços de saúde realizados para a população. Dessa forma, alguns exemplos de organizações que podem obter essa certificação são hospitais, ambulatórios, laboratórios, clínicas de saúde, entre outros. Níveis de Acreditação ONA e Requisitos Com o intuito de avaliar a melhoria contínua e nos processos da organização, a Acreditação ONA é dividida em 3 níveis: Acreditação ONA Nível 1 – Acreditado Organizações acreditadas nesse nível oferecem os requisitos legais e técnicos mínimos considerados pela ONA essenciais para a existência do negócio. Como por exemplo: Identificação dos requisitos legais e técnicos mínimos para a existência no negócio; Identificação da cadeia de valor e processos-chave; Mapeamento e padronização dos processos primários e de apoio; Identificação dos riscos e definição de mecanismos de controle; Elaboração do Plano de Objetivos e Metas Organizacionais; Ficha de indicadores básicos de qualidade e segurança; Protocolos clínicos conforme perfil. Acreditação ONA Nível 2 – Acreditado Pleno Assim, organizações acreditadas no nível 2 são capazes de apresentar mecanismos de controle para os processos descritos, além de um melhor gerenciamento dos resultados e de um programa de educação continuada e melhoria dos mesmos. Acreditação ONA Nível 3 – Acreditado com Excelência Organizações acreditadas no nível 3 possuem a capacidade de gerenciar o desempenho de toda organização, possuem um cronograma para análise crítica dos processos e conduzem um programa para criação de projetos e melhorias nos processos. Assim, tais organizações se caracterizam por oferecer um serviço completo em qualidade. O que é o Mapeamento de Processos? O mapeamento de processos envolve a descrição e identificação de uma sequência lógica de como as atividades se relacionam dentro de um determinado processo. Existem diversas técnicas e metodologias para tal, contudo, todas ilustram o fluxo de materiais, pessoas ou informações que ocorrem dentro de um determinado processo. Baixe nosso e-book gratuito sobre Como realizar um Mapeamento de Processos na sua empresa! Quais os benefícios de se realizar um mapeamento de processos? Ao realizar um mapeamento de processos, será possível: 1. Compreender os processos de forma mais clara Ao realizar o mapeamento, criação e descrição dos fluxogramas, cada atividade será facilmente visualizável e também será possível entender sua importância dentro de determinado processo. Ademais, somado a isso, também será possível determinar a finalidade de cada processo: Por que determinado processo acontece? Por que ele agrega valor para o seu negócio? Saiba mais em Processo Produtivo: por que entender o da minha empresa? 2. Melhorar os processos A visualização clara do sequenciamento de atividades no fluxograma torna possível que cada atividade possa ser colocada em xeque como tentativa de aprimorar o processo. Nesse sentido, atividades desnecessárias ou que consomem muito tempo poderão ser excluídas ou repensadas de tal forma que o processo seja otimizado; 3. Padronizar os processos Além disso, ao documentar cada processo, esses poderão ser utilizados para capacitação de colaboradores de modo que seja possível garantir que cada processo seja realizado da melhor maneira possível ou da maneira que está documentado. Controle mais preciso O mapeamento de processos proporciona maior visibilidade e padronização dos procedimentos. Dessa forma, será possível ter uma maior previsibilidade dos resultados de cada processo por meio de um controle de atividades realizado pelos gestores. Mensurar o desempenho dos processos Logo após os processos serem padronizados, será possível medir o desempenho de cada processo e tomar planos de ação necessários para controlar esse desempenho. Portanto, se cada colaborador executasse uma determinada atividade da sua maneira, os indicadores sofreriam distorções, o que tornaria o controle muito mais complicado. Saiba na prática como a Clínica Bozelli alcançou a certificação ONA! Como o Mapeamento de Processos pode auxiliar na conquista de uma acreditação? Para organizações de saúde que buscam o certificado e alcançar o nível 1 da acreditação ONA, o mapeamento de processos é uma alternativa para cumprir alguns dos requisitos necessários. Ao estudar cada sequência lógica das atividades dentro de uma organização de saúde, poderão ser definidos os processos-chave dela, assim como poderá ser realizado a padronização dos processos primários ao realizar os fluxogramas e utilizá-los para capacitação dos colaboradores. Além disso, ao tornar visualizável cada atividade dentro de um determinado processo, poderão ser levantados os riscos para a execução da mesma e definir os mecanismos de controle para esses riscos. Portanto, somado a isso, ao evoluir para o nível 2 e 3 da acreditação e possuir os processos padronizados, o mapeamento de processos contribui para a mensuração de resultados, tornando possível uma análise crítica dos processos de forma que esses possam ser otimizados. Agora que você já entendeu a importância de uma acreditação para sua clínica, que tal conquistar uma para seu negócio e comprovar a

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Kaízen: o que é e como aplicar no meu negócio?

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Porém, nem sempre a solução desses problemas é algo tão óbvio. Logo, quando solucionado, é um grande avanço para essas empresas, sendo considerado uma mudança quase que revolucionária. Quer saber como inovar na sua empresa durante o contexto atual? Leia mais em Crise econômica: como inovar e vender mais? Mas quem são as pessoas das empresas que percebem esses problemas? E a resposta também é simples: todos aqueles que fazem parte da empresa. Nenhuma empresa é perfeita. Sempre existirão problemas. O grande gatilho é perceber que eles existem e precisão ser solucionados. Problemas estes que, muitas vezes, têm grande impacto na produtividade mas não são observados pela gerência. Entender os problemas, é a primeira etapa para conseguir solucioná-los, mas só é possível ter compreensão sobre os mesmo, quando se tem uma visão geral de como e onde eles acontecem. Para isso é necessária uma cultura em que incentive seus membros a solucionar problemas, assim como identificá-los. O que é Kaízen? Kaízen é a metodologia que tem como função identificar problemas, assim como buscar a sua solução. O kaízen é uma das práticas de melhoria contínua, onde é instaurado uma filosofia dentro da organização para que justamente os funcionários tenham essa visão mais crítica sobre os problemas relacionados a sua área de atuação, sendo possível identificar os problemas e mapeá-los de uma maneira estratégica a fim de resolvê-los. Mas como implementar o Kaízen em minha empresa? É muito difícil implementar uma cultura organizacional em uma empresa. Ainda mais, uma filosofia que precisa ser constante para seu funcionamento. Para isso separamos alguns pensamentos que são interessantes para entender o kaízen e torná-lo mais fácil para todos. Quer ajuda para entender os problemas da sua empresa? Learning from mistakes Erros e falhas são recorrentes em todos os processos produtivos, podendo ser até erros mais comuns ou mais esporádicos. Entenda um pouco mais sobre processo produtivo e como otimizar o da sua empresa em O mapeamento de processos e sua necessidade! Porém, não podemos ignorar nenhum dos dois e sim, identificar onde, como e por que acontecem, para que enfim, conseguirmos pensar em formas de solucioná-los. Learning by doing A forma mais fácil de entender essa frase é: aprender fazendo. Ou seja, sempre que houver alguma dificuldade a ser enfrentada, é necessário uma discussão e um plano de ação para tentar resolvê-la. Assim, mesmo que não resolva na primeira tentativa, a tentativa continua sendo válida, já que está guiada pelo propósito de resolver aquele problema. Tornar visível o erro para todos Uma das culturas mais necessárias para o bom funcionamento de kaízen é a transparência. Com ela, é possível identificar os erros de todas as partes da organização. Logo, o erro se torna da organização e não somente de uma área especifica, virando uma responsabilidade de todos, solucionar o problema. Incentivar discussões Todos os funcionários são passíveis de encontrar uma solução para o problema. Às vezes, uma ideia brilhante se origina das fontes menos inesperadas e para isso os funcionários não podem ter medo de arriscar, muito pelo contrário, tem que ser incentivados a arriscar, ganhando até mesmo recompensas. Dessa forma, todas as discussões precisam ser guiadas em solucionar os problemas e para isso, é necessário que algumas perguntas sejam respondidas para que a sugestão seja incisiva. O que queremos melhorar? Como saber se melhorou? Quais ações podemos tomar? São alguns exemplos de perguntas que tem de ser resolvidas. Por fim gostaríamos de apresentar mais uma ferramenta para garantir a melhoria de seus processos produtivos. O ciclo PDCA ajudando o Kaízen A ferramenta é o ciclo PDCA e está totalmente ligada a filosofia que prega o kaizen. O PDCA é uma abreviação para 4 palavras: Plan: Se baseia em planejar as melhorias antes da aplicação, para que exista uma espécie de estratégia para a ação que será realizada, a fim de garantir sua eficiência; Do: É a parte onde acontece a aplicação daquilo que foi planejado, é umas das principais etapas onde serão observados a efetividade do que foi planejado; Check: Com a implementação surgiram erros, logo é necessário mapear esses erros e pensar em planos de ação afim de solucioná-los; Act: Arrumar os erros que surgiram com a sugestão propostas. Dessa forma, a ferramenta se chama ciclo PDCA, justamente pela forma que funciona, é um ciclo logo não tem fim. A qualidade sempre pode ser melhorada, então é possível aplicar esse ciclo “n” vezes até que se chegue na qualidade desejada.

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O mapeamento de processos e sua necessidade

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Vamos pensar, a água não é simplesmente colocada em uma garrafa e servida, ou mesmo o plástico já não tem a forma de garrafa desde sua origem. Existem diversos problemas que são originados pela desordem em algum processo. Sempre que ocorre um erro em uma indústria, o responsáveis em arrumar tem de entender como é o funcionamento daquele processo, muitas vezes sem mesmo fazer parte do mesmo. Ao invés de arrumar erros há também a possibilidade de incrementar processos. Garantir o bom rendimento de um processo tem muito haver em diminuir seus desperdícios. Ao entender como um processo funciona é possível identificar gargalos e pontos de melhoria que são capazes de aumentar significativamente a produção. Mas enfim, porque é importante entender que tudo é formado por processos? Uma empresa que produz garrafas de água mineral, requer de diversos processos em funcionamento para conseguir atender a demanda e ainda garantir a qualidade do produto. Porem se esses processos não estiverem de acordo pode se prejudicar a produção e consequentemente afetar a qualidade e a quantidade produzida. Leia também sobre processo produtivo: por que entender o da minha empresa? Garantir que esses processos estejam devidamente em funcionamento não é uma tarefa fácil quando não se sabe ao certo quando uma atividade faz parte de um processo ou de outro. Mas como assim faz parte de um processo ou de outro? Como foi dito anteriormente processos são “atividades realizadas com um determinado propósito”, podendo citar o exemplo de engarrafamento da água, a água não pode ser engarrafada sem com que a água seja tratada, nem mesmo ser distribuída sem que tenha sido engarrafada. Processos tem uma determinada ordem, e contam com atividades a serem feitas dentro dos mesmo para garantir que ele cumpra um determinado objetivo, como por exemplo engarrafar a água após seu tratamento. Como elas conseguem garantir o bom funcionamento desses processos? Todas as empresas de grande porte se utilizam de uma artimanha denominada Mapeamento de Processos. Tal ferramenta consegue como diz o próprio nome mapear os processos de maneira que eles fiquem visuais e intuitivos aos olhos da gerência e dos funcionários, tornando assim possível fazer alterações e ajustes quando necessário. Veja também como a falta de estoque gera perda de clientes Deseja gerir melhor seus estoques? O mapeamento de processos se baseia em observar as atividades que são exigidas em cada processo, entender o como elas se relacionam, e por fim tornar possível a compreensão de todos, tornando mais visual e intuitivo, assim qualquer um pode entender como o processo funciona. Mas, quais os benefícios que o mapeamento de processos traz? Com um mapeamento de processos é possível: Identificar gargalos; Traçar fronteiras entre os processos; Mensurar a efetividade de um processo; Padronizar o trabalho. Leia também sobre o mapeamento de processos e a indústria 4.0 Identificar gargalos Com a identificação de cada processos é possível notar desperdícios. Uma vez que um processo acontece as atividades que fazem com que ele aconteça agem seguindo um determinada ordem, mas essa ordem é realmente a melhor? Ou mesmo, todas essas atividades são necessárias? Há desperdícios? Todas essas perguntas se tornam passiveis de resposta uma vez que o mapeamento de processos torna viável a identificação de todas as atividades relacionadas. Sendo assim, qualquer um ao se deparar com o fluxograma consegue entender o funcionamento e propor melhorias. Leia mais sobre como o ciclo PDCA pode ajudar a minha empresa Traçar fronteiras entre os processos É interessante traçar fronteiras entre os processos para justamente delimita-los. Logo, é possível identificar as atividades que fazem parte de cada processo, tornado viável realizar manobras dentro dos mesmos. Voltando ao exemplo da empresa que produz garrafas de água mineral, não necessariamente uma atividade é necessária para realizar a outra, vamos supor que ocorra um problema na produção de garrafas, não necessariamente o tratamento de água tem de ser parado simultaneamente pois são processos diferentes. Enfim, torna viável a gerência organizar da maneira mais efetiva e lógica os processos realizados dentro de uma empresa/indústria. Mensurar a efetividade de um processo Chegamos enfim ao ponto mais interessante para muitos do mapeamento de processos, mensurar a efetividade. Como isso ocorre¿ Ao mapear um processo é possível notar o tempo necessário para se transformar uma “matéria prima” em um produto desejado, logo, é possível fazer mensurações que relacionam as atividades que ocorrem dentro de determinado processo para fazer ajustes e melhorias que garantam sua maior efetividade. Leia também sobre como definir metas para que o meu negócio tenha sucesso Padronizar o trabalho Não há dúvidas que a padronização do trabalho é sinônimo de efetividade. O fordismo exemplifica muito bem essa teoria. Mas então como é possível padronizar o trabalho¿ Ao mapear um processo pode-se identificar quais são as atividades necessárias para que ele ocorra assim, garantir que essas atividades aconteçam de maneira padronizada quando possível. Fazendo com que assim, os processos sejam efetivos e ocorram de maneira semelhante sempre que o processo precise ocorrer. Veja como mapear os processos de sua empresa Enfim, existem diversas vantagens em se realizar uma mapeamento de processo que não foram citadas. Ficou curioso entre em contato ou veja mais algumas de nossas matérias.

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Como o ciclo PDCA pode ajudar a minha empresa

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Nesse sentido, é comum que em tempos de crise as empresas queiram se diferenciar, busquem por alternativas que otimizem seus processos. Tendo em vista, reduzir custos, aumentar seu lucro e aumentar o bom relacionamento com seus clientes. Entretanto, quando se trata de aperfeiçoamento de gestão, é muito importante desenvolver um bom planejamento estratégico. Desse modo, o PDCA se torna uma ótima opção para uma execução eficaz e contínua do planejamento estratégico, visto que é uma ferramenta usada por gestores do mundo todo. Mas então, o que é ciclo PDCA? Para que ele serve? Como posso aplicá-lo em minha empresa? O que é ciclo PDCA? Antes de tudo, o ciclo PDCA é uma metodologia interativa, criada no século 20 por Walter Andrew Shewart, um físico conhecido por ter sido o pioneiro no controle estatístico de qualidade. Entretanto, o método só foi popularizado mundialmente na década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming. Além disso, é usado para controlar e melhorar processos e produtos, o ciclo PDCA possui esse nome devido aos nomes em inglês de cada etapa que o compõe: P (plan) = Planejar. D (do) = Fazer ou executar. C (check) = Checar ou verificar. A (act ou adjust) = Agir de forma a corrigir erros ou falhas. Esses são os 4 passos do ciclo, sendo comum começar pelo planejamento. Mas é claro que, dependendo dos objetivos de quem o está usando, existe a possibilidade de variações, pulando uma etapa ou dando início por outra. Desse modo, a metodologia PDCA é mundialmente utilizada por inúmeras corporações, que visam ter um controle mais eficiente de processos e atividades, sendo eles externos ou internos, minimizando as chances de erros na tomada de decisões e padronizando informações de relevância. Como o próprio nome já diz, o PDCA é um ciclo. Sendo assim, é importante que sua aplicação se torne um hábito, garantindo a excelência em seu uso e objetivando sempre a melhoria contínua. Entenda como aplicar a metodologia 5S na minha empresa Como posso aplicar o ciclo PDCA na minha empresa? Como visto anteriormente, o ciclo PDCA segue uma ordem de execução e, para aplicar em sua empresa, é importante seguir cada etapa com atenção. Veja como aplicar: Planejar É essencial para o ciclo PDCA que um projeto seja bem elaborado, pois evita futuras falhas e o desperdício de tempo. Da mesma forma, o planejamento permite levantar e analisar informações, para estabelecer objetivos e metas, definindo qual o melhor caminho para atingi-los. Assim como, é importante ressaltar que o planejamento deve estar alinhado com a missão, visão e valores da empresa. Leia mais sobre como definir metas para que meu negócio tenha sucesso Fazer Posteriormente, feito um planejamento elaborado e cuidadoso, é hora de executar. A fase de execução é uma das mais importantes, sendo subdivida em outras 3 etapas: Capacitação de quem realizará o projeto; Realização da execução; Coleta e documentação de dados para uma posterior avaliação. Mas, lembre-se sempre de não pular etapas ou improvisar, para não comprometer o desempenho do ciclo. Leia também sobre 6 dicas para um home office eficiente Checar Essa é a etapa de verificação e comparação de tudo que foi planejado e executado. Para identificar brechas e garantir um bom funcionamento do ciclo, a checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: No mesmo momento em que o plano é elaborado, avaliando se o trabalho está sendo feito corretamente, e também após a execução, para fazer uma análise estatística completa, identificando possíveis ajustes. Se os resultados não forem satisfatórios, é recomendado que se retorne à etapa de planejamento. Leia também sobre indicadores: como acompanhar a estratégia da minha empresa Agir e corrigir Na última etapa, reflete-se como será a divulgação dos resultados e como serão aplicadas ações corretivas aos problemas encontrados, podendo ser subdividida em duas etapas: Padronização do que deu certo, feito a partir da revisão dos dados documentados que descrevam os processos (padrões) e a conclusão, unindo os membros do projeto para refletir sobre os resultados, documentando o que deu e o que não deu certo, registrando o aprendizado do grupo para pensar em planos futuros. Essa etapa é, simultaneamente, o fim e começo, pois depois do entendimento do que causou os erros anteriores, todo o ciclo PDCA deve ser refeito com novas diretrizes e parâmetros. Leia mais sobre o ciclo PDCA e sua importância aplicado a produtividade na indútria brasileira Pontos que devem ser evitados Fazer sem planejar; Definir metas sem métodos para atingi-las; Não capacitar a equipe antes da execução; Fazer e não checar; Não corrigir pequenos erros; Completar o ciclo PDCA apenas uma vez. “Quando você melhora um pouco a cada dia, coisas grandes começam a ocorrer. Não procure por melhoras rápidas e grandiosas, busque uma pequena melhoria, um dia de cada vez. É o único modo para que aconteça – e quando acontece, dura.” – John Wooden

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Clínica Bozelli – Como alcançaram a certificação ONA

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1. Conhecendo a dor do cliente Com o intuito de aprimorar os processos já existentes, manter a certificação ONA Nível 1 que alcançaram e buscar a certificação Nível 2, a Unidade Einstein Clínica Bozelli de Sorocaba entrou em contato conosco por meio da recomendação da Brasil Júnior. Dessa forma, a Clínica possui como foco o atendimento para crianças e o desenvolvimento das mesmas, possuindo diversas especialidades em seus serviços. Somado a isso, oferecem um atendimento e tratamento humanizado e de alta qualidade para cada paciente que se junta a eles. 2. O que é o Mapeamento de Processos? Essencialmente, o mapeamento de processos envolve a descrição e visualização de como as atividades se relacionam umas com as outras dentro de um determinado processo. Diante disso, existem diversas técnicas e metodologias para o mapeamento de processos, contudo, todas ilustram o fluxo de materiais, pessoas ou informações que percorrem durante um determinado processo. Logo, a visualização clara do sequenciamento de atividades dentro do fluxograma possibilita que cada atividade possa ser colocada em xeque como tentativa de aprimorar o processo. Por exemplo, operações muito complexas, gargalos, falhas de integração, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos e excesso de documentação são exemplos de possíveis pontos de melhoria dentro do processo. 2.1 Desenvolvimento Assim, o projeto teve duração de aproximadamente 2 meses contando com uma equipe interna extremamente dedicada. Portanto, durante a execução do projeto, foram realizadas diversas reuniões e entrevistas com o intuito de validar todas as entregas parciais do projeto. Dessa forma, a entrega final atenderia totalmente às expectativas do cliente, a Clínica Bozelli, que alcançaram a certificação ONA Nível 1 e buscavam a certificação Nível 2, além do aprimoramento dos processos. 2.2 Como o Mapeamento foi realizado? Para a execução do mapeamento, a equipe adotou a notação BPMN que consiste em um conjunto de símbolos reconhecidos internacionalmente para a representação gráfica dos processos. Por conseguinte, a plataforma utilizada para a elaboração dos fluxogramas foi o HEFLO. Sendo assim, ao todo, 13 processos foram mapeados sendo um deles o fluxo do paciente ao entrar utilizar os serviços da Unidade Einstein Clínica Bozelli e os outros os serviços oferecidos pela Clínica Bozelli (aplicação de vacinas, consulta com o pediatra, etc.). Durante a elaboração dos fluxogramas, a equipe realizou diversas visitas com o intuito de validá-los, por meio de entrevistas e reuniões com os funcionários. Ao final do projeto, os fluxogramas foram impressos a parte para facilitar a visualização de todos os processos por todos os funcionários e, conjuntamente, foi elaborado um relatório contendo a descrição de todos os processos mapeados e sugestões de melhoria realizadas pela equipe para aprimorar ainda mais a qualidade dos serviços oferecidos pela Clínica. Dessa forma, as sugestões de melhoria foram pautadas nas 5 dimensões da qualidade dos serviços. 3. Resultados A Unidade Einstein Bozelli de Sorocaba conseguiu com sucesso manter a Acreditação ONA Nível 1 e busca pela Nível 2. 4. Conceitos Utilizados 4.1 BPMN Notação mundialmente conhecida para a elaboração de mapeamento de processos. 4.2 SCRUM Metodologia ágil para desenvolvimento de projetos. Consiste em entregas parciais para personalizar o projeto de acordo com as expectativas do cliente.

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