Líder Jr.

Nesse texto veremos as principais etapas de um Mapeamento de Processos. Contudo, o que é um processo? Um processo pode ser definido como: “sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que produzem com certa regularidade”. Por exemplo, o processo de venda em uma loja de roupas seria: atender o cliente. Ou até mesmo selecionar produtos de acordo com a necessidade do cliente. Gerar pedido de compra. Receber pagamento. Entregar as roupas.  Desse modo, o processo tem como principal objetivo ser uma sequência de operações que te leve até o seu objetivo final. O processo pega inputs (entradas), processa essa entrada e gera um output (resultado final). O que é um Mapeamento de Processo?  Agora que você já entendeu o que é um processo. Vamos avançar um pouco mais na definição de Mapeamento de Processos. O exemplo de processo citado foi bem simples apenas para facilitar o entendimento. Todavia, na vida real, não é tão simples assim. Do mesmo modo, o Mapeamento de Processos vem para tangibilizar e organizar processos que são cheios de etapas, entradas e saídas.  Da mesma forma, o Mapeamento de Processos é a identificação da sequência das atividades que compõem um processo. Nele, é possível identificar todas as etapas que compõem um processo, descrevendo o fluxo da atividade.  Mas qual a importância do Mapeamento de Processos para o meu negócio?  O Mapeamento é muito importante. Ele apresenta todas as atividades envolvidas. Torna fácil e visual a identificação das saídas que cada etapa gera. Permite identificar possíveis problemas no seu processo. E por fim, facilita a tomada de decisão, já que consegue-se ter uma visão macro do que está acontecendo.  Principalmente se o seu negócio possui muitos processos e fluxo de produção extenso. Não ter clareza do passo a passo do que deve ser feito e se esse passo a passo é realmente o ideal pode gerar muito desgaste e perda de recursos. Assim, o Mapeamento além de deixar claro para o gestor o andamento da sua produção, funciona como um manual para os funcionários.  Desse modo, quando um novo funcionário entrar para o seu time, não haverá necessidade de explicar do 0 quais as suas funções. Porque tudo já estará mapeado da forma mais eficiente possível. Assim, custo e tempo de treinamento serão consideravelmente reduzidos e aproveitados para otimizar os seus processos.  Quais as principais etapas de um Mapeamento de Processos? Nesse sentido, agora que já entendermos o quê é um processo, a importância dele para o seu negócio vamos para a execução. Por onde começar? E como saber as etapas de um Mapeamento de Processos? Todo o passo a passo deve ser documentado de alguma forma para que não venha a ser esquecido no futuro. Essa documentação pode ser manual (caso seu processo não seja tão extenso). Porém, indica-se uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPMN) para processos mais complexos.  Veja como a Agrella & Agostine padronizou seus processos! Passo 1: Definição do seu objetivo O primeiro passo para um Mapeamento eficiente é definir qual o seu objetivo com esse sequenciamento de Processos. Dessa forma, se você vai mapear a sua linha de produção tenha em mente qual a sua intenção principal. Por exemplo, “sinto que estamos desperdiçando muita matéria prima”. A partir disso, quais processos vamos mapear para comprovar ou não essa hipótese?  A ideal de definir antes de começar o mapeamento é reduzir tempo. Ainda mais, esforço e recursos e focar naquilo que está mais crítico. Caso você tenha dificuldade em definir qual processo priorizar, a Matriz GUT pode te ajudar.  Passo 2: Entenda o processo O próximo passo do seu mapeamento deve ser entender o processo, por quê ele existe. Além de qual a sua importância e o seu impacto final no objetivo final. Algumas perguntas direcionadoras podem ser:  Qual objetivo ele atende? O que o processo realiza? Qual o motivo dele existir? Qual o tempo de execução? Passo 3: Sequencie as etapas do processo O terceiro passo é observar o seu processo. Documentar toda a sequência que acontece de forma bem detalhada. Caso queira ir além da observação em tempo real, você pode utilizar de filmagens, entrevistas com as pessoas que realizam o processo, ou até mesmo questionários.  Depois de esboçar todo o processo observado, o ideal é documentar de forma mais visual e universal por meio da notação BPMN. Desse modo, todos que trabalham no processo ou até mesmo pessoas de outras áreas poderão entender o passo a passo de cada etapa.  Passo 4: Identificação dos Problemas A partir do que foi observado e gerado de informações, busque encontrar gargalos (problemas) na forma que o seu processo está exposto. Em quais etapas o processo não está sendo fluido? Ou apresenta alguma dificuldade de comunicação, ou desperdício, ou demora? Passo 5: Aplicar as melhorias a partir dos gargalos observados Após a identificação dos problemas, é importante não parar por aí. A ideia principal do Mapeamento é conseguir aplicar as melhorias no seu processo. Não apenas deixá-las documentadas. Algumas ferramentas de melhoria de processos são: ciclo PDCA, matriz 5W2H e o diagrama de Ishikawa.  É de fundamental importância que as pessoas envolvidas nos processos sejam consultadas sobre os problemas e melhorias encontradas. Já que elas convivem mais de perto com cada etapa, podem ter uma visão diferente e agregar nas mudanças.  Após o Mapeamento de Processos Para garantir que os esforços valham a pena, é importante periodicamente revisar o que foi feito. Com isso, estabelecer indicadores que possam concretizar que a melhoria implementada está dando resultado.  Caso não tenha trabalhado com indicadores ainda, essa matéria irá te guiar da melhor forma para a construção de métricas para o seu negócio: Indicadores: como acompanhar a estratégia da minha empresa. O Mapeamento de Processos, como já visto, pode ser determinante na melhora dos seus processos e alavancagem dos seus resultados. Se tiver interesse em se aprofundar no assunto e conversar com os nossos especialista, clique aqui.

Quando um Processo é Considerado Padronizado? Processos Padronizados são processos organizados e formalizados, de modo que nele haja a presença de um padrão que deve ser seguido pelos seus colaboradores. É, desse modo, quando ocorre a documentação das atividades de uma empresa. Assim, por meio de um processo padronizado, a empresa garante a qualidade de seus serviços ofertados, já que suas tarefas estarão uniformizadas e ela irá controlar o desenvolvimento de suas tarefas. Dessa forma, com um processo padronizado, você será apto para responder algumas perguntas, como: “Qual a função de cada um dentro de um processo? ”; “Quais as etapas, e por onde passa o processo? ”; “Qual o resultado que se espera desse processo? ”. Antes de adentrarmos mais afundo nesse assunto, passaremos, portanto, por outros dois conceitos fundamentais para entender por completo como um processo padronizado funciona: Processo Organizacional e Padrão de Trabalho. 1. Processo Organizacional Um processo organizacional é o resultado da análise e definição de atividades relacionadas entre si dentro de uma empresa/organização, sejam equipamentos, documentos, pessoas, etc. Em um processo padronizado, cada atividade dessa é organizada, para que todos da organização tenham entendimento de cada etapa do processo. 2. Padrão de Trabalho O padrão de trabalho é o estabelecimento de procedimentos para a tarefa de um profissional da organização e do processo produtivo. Assim, ele é baseado na taxa em que os produtos vão ser produzidos, na sequência de trabalho do operador e do estoque padrão. Importância em possuir Processos Padronizados Possuindo processos padronizados, a organização pode contar com a melhor forma de se executar um trabalho para trazer o resultado desejado. Assim, a padronização resulta em: um modelo de trabalho exato, uma maneira precisa para a execução das atividades e deixar o processo previsível. Portanto, dentre os principais motivos que levam uma empresa a ter processos padronizados encontram-se: 1. Possuir Processos com menos Variação Possível Realizando um processo de forma constante, ou seja, com o mínimo de variações possíveis, existe um método pré-estabelecido para realização de atividades, que é mais consolidado e recomendado para se obter um bom resultado. 2. Cumprir Regulações Dependendo da organização, é necessário cumprir certas regulações (sejam da Anvisa, Bacen, ISO, etc.). Dessa maneira, com os processos padronizados, a variação por uma auditoria será mais precisa, de modo que garanta certificações que comprovem o seguimento dessas determinadas regulamentações. 3. Entender de todos os Processos da Organização Enfim, com os processos padronizados e pré-determinados, não haverá perdas de informações quando algum gestor ou diretor for desligado da empresa. Desse modo, a empresa estará mais organizada frente a quais processos que vão ser responsáveis diretor pelos resultados esperados. Vantagens em possuir Processos Padronizados em sua Empresa Além de apresentar mais qualidade aos serviços da companhia, possuir processos padronizados garante que todos os membros podem ir atrás de melhorar os processos, ademais, garante que o gerente possa identificar mais facilmente os gargalos do processo e, por consequência, conserta-los. As vantagens ainda vão além:1) Identificação de quem é responsável pelo o que;2) Esclarecimento de como o fluxo das atividades vai ocorrer;3) Modelo de trabalho detalhado para que qualquer um consiga executar uma atividade;4) Aumento da satisfação tanto dos clientes, quanto dos trabalhadores;5) Redução de gargalos e falhas;6) Aumento do engajamento e produtividade;7) Facilidade para treinar novos funcionários;8) Redução de custos;9)Transparência nos processos. Maneiras de como Implementar Processos Padronizados Acabamos de entender o que é e como pode ajudar a alavancar os resultados de uma empresa. Além disso, veremos como que é possível padronizar alguns dos processos (não precisam ser todos, e sim os mais importantes): 1. Entenda o Objetivo de possuir Processos Padronizados Possua um objetivo claro do que a sua empresa procura. Desse modo, todas as decisões que você tomar vão ser direcionadas corretamente para padronizar os processos. 2. Entenda quais as Atividades envolvidas no Processo É, dessa maneira, muito importante saber exatamente como que funciona o fluxo das atividades do processo e quais serão os responsáveis. Além disso, tome nota de tudo, sejam equipamentos, documentos, normas, etc. 3. Mapeie os Processos da Empresa Posteriormente, entenda e documente todo o processo produtivo, desde a entrada da atividade, até a saída. Além disso, envolva também o maior número de pessoas possível nesse mapeamento, assim será possível recolher o máximo de opiniões e feedbacks possíveis, além também de motivar e encorajar os trabalhadores. 4. Deixe tudo mais Simples Assim que você entendido como funciona o processo, é necessário conversar com a equipe, a fim de deixar o processo mais simples. Desse modo, vocês executarão as atividades de forma mais fácil e direta. 5. Capacite e Treine os Funcionários Não basta o processo estar padronizado, é necessário que os envolvidos no processo estejam capacitados para que tudo ocorra como planejado. Portanto, deve-se treinar todos os profissionais e sempre mostrar o quão importante é deixar um processo padronizado. 6. Não Esqueça de Atualizar osDocumentos Está tudo correndo dentro dos conformes, mas lembre-se de periodicamente atualizar os documentos, assim é necessário que os o fluxo de trabalho esteja em constante revisão para que ele fique o melhor possível. Algumas Ferramentas para gerar Processos Padronizados Visto a importância de possuir processos padronizados, e de como implementá-los, é necessário ainda ver algumas ferramentas que vão ajudar os supervisores a mapear os processos e monitorar as atividades. Veja, portanto, as mais conhecidas: 1. Ciclo PDCA Ferramenta que busca identificar e solucionar problemas no processo. O “PDCA” significa, do inglês: Plan, Do, Check, Act (Planejar, Fazer, Checar, Agir). Clique aqui para saber mais sobre Clico PDCA. 2. Ciclo SDCA Diferente do ciclo citado anteriormente, em que o objetivo é melhorar o processo ao criar um plano de ação, o SDCA pretende manter o processo funcionado, estável. O ciclo define-se, portanto, nas seguintes etapas:a) Standard: cria registros para garantir que tudo seja executado da mesma forma.b) Do: executa o que foi estabelecido anteriormente.c) Check: verifica se tudo está dentro dos conformes.d) Act: procura corrigir e ajustar os pontos de melhora. 3. 5W2H A 5W2H é uma ferramenta que identifica os responsáveis

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta de extrema importância para todas as empresas. É por meio dele que as empresas conseguem identificar riscos em seus processos e com isso aperfeiçoar o seu sistema produtivo. Assim, realizar a Gestão de Riscos por meio do Mapeamento de Processos previne que eventos que possam afetar os processos de forma negativa ocorram. Quer saber como o gerenciamento de riscos irá contribuir para que seu negócio alcance seus objetivos estratégicos e de rentabilidade? Lhe mostraremos como isso é possível logo a seguir. Mas, primeiro para entendermos o que é Gestão de Riscos e qual a sua importância, precisamos entender dois conceitos essenciais sobre o assunto: processos operacionais e riscos operacionais. O que são processos operacionais? Os Processos Operacionais consistem em um conjunto de atividades sequenciais, realizadas pelos colaboradores da empresa, que apresentam uma lógica entre si. O seu objetivo de transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços (saídas) para atender as necessidades dos clientes. Podemos comparar o funcionamento da empresa com o funcionamento de nós seres humanos. Assim, os processos operacionais são como os sistemas dentro do nosso corpo, de maneira que, se algo não está funcionando bem, o funcionamento dos demais processos seguintes será prejudicado. Dessa forma, o processo operacional está no coração do negócio. Isso mostra a importância de seu conhecimento aprofundado por meio do Mapeamento de Processos, pois esta ferramenta está cada vez mais indispensável para o aumento da eficiência das organizações. O que são riscos operacionais? São todos os tipos de erros e falhas dentro de uma empresa que possam gerar algum tipo de perda. Essa perda nem sempre é monetária, muitas vezes consiste em tempo desperdiçado ou tarefas incompletas. Sendo assim, quando nos referimos a riscos operacionais, não tratamos apenas de falhas humanas, mas também de erros de sistema, defeitos tecnológicos ou erros na organização da linha de produção por exemplo. Em suma, os principais riscos operacionais que você poderá ou já identificou em sua empresa são: Falhas São erros comuns que acontecem eventualmente nas empresas. Por exemplo, quando um colaborador esquece de realizar determinado procedimento, comete um erro por desatenção ou há um defeito em alguma máquina. Deficiências Consiste na ausência de itens imprescindíveis para o bom andamento dos processos da empresa. Por exemplo, a falta de um colaborador a mais na linha de produção ou de uma máquina para executar determinada função. Inadequações São erros que estão presentes na empresa já algum tempo, porém não foram mitigados. Por exemplo, colaboradores que realizam atividades para as quais eles não foram capacitados e treinados ou a utilização de máquinas antigas que limitam a eficiência produtiva. Mas, o que é afinal Gestão de Riscos? Visto que todas as empresas estão sujeitas a riscos em seus processos produtivos é necessário gerir esses riscos para que eles sejam mitigados. Dessa maneira, a Gestão de Riscos nada mais é que um processo que tem o objetivo de identificar eventos que poderão afetar a sua empresa a alcançar seus objetivos estratégicos. Assim, será possível atingir Gerenciamento de Riscos eficaz os resultados e os objetivos da organização. Como o Mapeamento de Processos pode auxiliar a Gestão de Riscos da sua empresa? Dentre as ferramentas para a realização da Gestão de Riscos destaca-se o Mapeamento de Processos. A partir dele é possível realizar a análise do fluxo do processo com uma representação esquemática, com o objetivo de compreender todas as inter-relações das entradas que o compõem, as tarefas, as saídas e as responsabilidades dos envolvidos. Após esse mapeamento os eventos afetam negativamente os processos podem ser identificados, analisados e mitigados.  Na etapa de análise dos riscos é necessário mensurá-los. Essa tarefa é realizada utilizando uma abordagem quantitativa, com o uso de informações históricas para calcular a probabilidade de ocorrência e o impacto dos riscos identificados ou pode-se utilizar uma abordagem qualitativa, onde se realiza estimativas do impacto e probabilidade dos riscos por meio do julgamento e posterior classificação desses ricos em escalas de impacto (como por exemplo, impacto alto, médio e baixo). Após a mensuração dos riscos, a empresa então poderá gerenciá-los utilizando-se das ferramentas da gestão da qualidade para evitar ou mitigar os riscos operacionais. Alguns exemplos de ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas nesse caso são o ciclo PDCA, a análise FMEA e o 5S. Para descobrir qual ferramenta é a mais adequada para ser aplicada em seu negócio, a Líder Jr. pode te ajudar. Agende já um diagnóstico! Como implementar a Gestão de Riscos na sua empresa? Se você chegou até aqui é porque quer gerenciar os riscos de seus processos operacionais através do Mapeamento de Processos, identificando riscos e desenvolvendo controles internos que os mitiguem. Então, o método a seguir irá te ajudar em relação a isso, pois por meio dele você irá conseguir identificar, avaliar e mitigar os riscos dos processos de seu negócio. Passo 1: Definir a tolerância ao risco da empresa e o método de avaliação dos riscos Nessa primeira etapa, devem ser realizadas entrevistas com a alta administração, para que sejam definidos quais são os riscos aceitáveis para a empresa, a tolerância a variações nos objetivos e a forma como o impacto dos riscos e sua probabilidade de ocorrência é medido. Passo 2: Mapear os processos e controles internos Nessa etapa, conversar com os funcionários envolvidos no processo é muito relevante, pois são eles que possuem mais conhecimento sobre o procedimento e o executam. Após entender a fundo o processo, desenho do fluxograma dele deve ser realizado, utilizando um software que documenta e modela processos (como por exemplo, o software Microsoft Office Visio). A validação desse fluxograma será feita pelos próprios colaboradores que realizam esse processo para garantir que a representação está fiel à realidade. Assim, será possível identificar os riscos existentes, além de controles internos já implementados. Passo 3: Levantar os riscos existentes A partir do mapeamento do processo, os principais riscos existentes são levantados. Passo 4: Tratar os riscos existentes Ao identificar os riscos existentes, estes devem ser